Obowiązki rejestracyjne dla celów VAT

Podmioty rozpoczynające działalność gospodarczą z mocy prawa korzystają ze zwolnienia z VAT. W konsekwencji nie muszą rejestrować się na VAT. Formalności rejestracyjnych, poprzez złożenie przeznaczonego do tego celu formularza VAT-R, muszą dokonać jednak podatnicy, którzy chcą zrezygnować z przysługującego im zwolnienia. Obowiązek ten dotyczy również podatników, którzy ze względu na rodzaj prowadzonej działalności nie mogą korzystać ze zwolnienia, a także podatników, którzy przekroczą kwotę obrotu uprawniającą ich do korzystania ze zwolnienia.

Definicja podatnika VAT

Podatnikami VAT są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Przy czym działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Stanowi o tym art. 15 ustawy o VAT.

Wymienione powyżej podmioty mają obowiązek złożenia naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R. Muszą tego dokonać przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT. Wynika to z art. 96 ust. 1 ustawy o VAT.

Trzeba mieć na uwadze, że podatnikiem podatku VAT jest się niezależnie od tego, czy dokonano rejestracji, czyli czy złożono formularz VAT-R. Status podatnika zyskuje się z uwagi na stan faktyczny, a więc ze względu na:

• wykonywanie czynności określonych w art. 5 ustawy o VAT, których przedmiotem są towary lub usługi w rozumieniu tej ustawy,
   
• przekroczenie kwoty obrotu wymienionej w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT,
   
• wykonywanie czynności wykluczających z prawa do zwolnienia ze względu na wielkość sprzedaży, wymienionych w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT.

Zatem, aby podmiot stał się podatnikiem VAT, nie jest istotne złożenie formularza VAT-R.

Formularz VAT-R dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Podatek VAT.

Należy wskazać, że obowiązek dokonania rejestracji nie dotyczy podatników korzystających ze zwolnienia z VAT z uwagi na nieprzekroczenie limitu obrotów (tzw. drobnych przedsiębiorców) oraz podatników zwolnionych przedmiotowo z VAT (wykonujących wyłącznie czynności zwolnione z VAT). Podmioty te mogą jednak złożyć zgłoszenie rejestracyjne. Wówczas naczelnik urzędu skarbowego rejestruje takiego podatnika jako "podatnika VAT zwolnionego".

Wprawdzie z przepisów o VAT nie wynika wprost, od którego momentu podmiot staje się podatnikiem zarejestrowanym, uznaje się jednak, iż rejestracja następuje w momencie złożenia VAT-R w urzędzie skarbowym.

Należy zwrócić uwagę, że istnieje grupa podatników, która nie ma obowiązku składania zgłoszenia VAT-R. Została ona wymieniona w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie określenia podatników niemających obowiązku składania zgłoszenia rejestracyjnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 1062).

Potwierdzenie rejestracji

Jak już wspomniano, podatnicy VAT są obowiązani przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenie rejestracyjne VAT-R. Zgodnie z dotychczasowym brzmieniem art. 96 ust. 4 ustawy o VAT, naczelnik urzędu skarbowego rejestrował podatnika i potwierdzał jego zarejestrowanie jako "podatnika VAT czynnego" lub w przypadku podatników zwolnionych z VAT jako "podatnika VAT zwolnionego".

Powołany przepis od 1 stycznia 2015 r., na mocy ustawy o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej (Dz. U. z 2014 r. poz. 1662), uległ zmianie. Obecnie z jego treści wynika, że naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podatnika jako "podatnika VAT czynnego", a w przypadku podatników zwolnionych z VAT - jako "podatnika VAT zwolnionego", i na wniosek podatnika potwierdza to zarejestrowanie.

Oznacza to, że zniesiony obecnie został obligatoryjny obowiązek potwierdzenia zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R. Naczelnik urzędu skarbowego potwierdzenia zarejestrowania podatnika dokona wyłącznie na jego wniosek. Przypomnijmy, że czynność potwierdzenia rejestracji podlega opłacie skarbowej w wysokości 170 zł.

VAT-R jako zgłoszenie lub aktualizacja

Obecnie obowiązuje druk zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R₍₁₁₎ określony w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów zmieniającego rozporządzenie w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 136, poz. 800).

Formularz ten służy zarówno do rejestracji na VAT, jak i do aktualizowania danych objętych tym zgłoszeniem. W zależności od okoliczności podatnik w części A. tego formularza zamieszcza informacje dotyczące celu złożenia zgłoszenia oraz w części B. swoje dane identyfikacyjne. Natomiast w części C. musi wykazać dane dotyczące obowiązku podatkowego w zakresie podatku VAT.

Obowiązek zawiadamiania o zmianach danych zawartych w zgłoszeniu rejestracyjnym, w terminie 7 dni, licząc od dnia, kiedy nastąpiła zmiana, wynika z art. 96 ust. 12 ustawy o VAT. Nie dotyczy to przypadków, gdy następuje wyłącznie zmiana danych objętych obowiązkiem aktualizacji na podstawie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2012 r. poz. 1314 ze zm.), pod warunkiem, że zgłaszana zmiana nie powoduje zmiany właściwości organu podatkowego.

Podatnicy zwolnieni z VAT, którzy utracą to prawo lub z niego zrezygnują, obowiązani są do złożenia zgłoszenia rejestracyjnego, a w przypadku podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT zwolnieni - do aktualizacji tego zgłoszenia. Muszą tego dokonać w terminach określonych w art. 96 ust. 5 ustawy o VAT, tj. przed:

1) dniem dokonania pierwszej sprzedaży towaru lub usługi, innych niż zwolnione od podatku, w przypadku rozpoczęcia dokonywania tej sprzedaży,

2) dniem, w którym nastąpiła utrata prawa do zwolnienia ze względu na wysokość osiąganych obrotów,

3) początkiem miesiąca, w którym miała miejsce rezygnacja ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT (rolnicy ryczałtowi) oraz w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT (podatnicy zwolnieni z uwagi na wysokość obrotów), w przypadku rezygnacji z tego zwolnienia,

4) dniem wykonania pierwszej czynności określonej w art. 5 ustawy o VAT, w przypadku rezygnacji ze zwolnienia przez podatników rozpoczynających działalność w trakcie roku.

Trzeba pamiętać, że jak wynika z art. 113 ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zwolnieni z VAT ze względu na wysokość obrotów mogą zrezygnować z tego zwolnienia, pod warunkiem pisemnego zawiadomienia o tym zamiarze naczelnika urzędu skarbowego przed początkiem miesiąca, w którym rezygnują ze zwolnienia. Przy czym w przypadku podatników rozpoczynających działalność, zawiadomienie musi nastąpić przed dniem wykonania pierwszej czynności określonej w art. 5 ustawy o VAT.

Rejestracja na VAT UE

Podatnicy, którzy decydują się na współpracę z zagranicznymi firmami, muszą dokonać rejestracji dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych. Kwestie te reguluje art. 97 ust. 1-3 ustawy o VAT. W konsekwencji tej rejestracji podatnicy są obowiązani do posługiwania się w kontaktach z zagranicznymi podatnikami numerem identyfikacyjnym poprzedzonym kodem PL.

O zamiarze dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowej mają obowiązek zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego:

• czynni podatnicy VAT planujący dokonywanie dostaw lub nabyć wewnątrzwspólnotowych, importu usług lub świadczenia usług, dla których podatnikiem będzie unijny usługobiorca, 
   
• osoby prawne niebędące podatnikami oraz pozostali podatnicy:
   
• dokonujący wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów, jeśli wartość tych transakcji w roku podatkowym przekracza 50.000 zł,
   
• dokonujący importu usług od podatników z krajów UE,
   
• świadczący usługi na rzecz podatników z krajów UE, z tytułu których podatek rozlicza nabywca unijny.

Zawiadomienia o planowanych transakcjach wewnątrzwspólnotowych należy dokonać, podobnie jak w przypadku rejestracji dla potrzeb VAT w obrocie krajowym, na formularzu VAT-R. Jeśli dany podmiot zarejestrował się już wcześniej jako podatnik VAT, rejestracji dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych dokonuje na tym samym formularzu oznaczonym jako "aktualizacyjny".

Po złożeniu zawiadomienia o zamiarze dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podmiot, który dokonał zgłoszenia, jako podatnik VAT UE.

Rejestracja a prawo odliczania VAT

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Wynika to z art. 86 ustawy o VAT.

Podstawowym warunkiem odliczenia podatku naliczonego jest związek wydatków z czynnościami opodatkowanymi. Ponadto, aby zrealizować prawo do odliczenia VAT, podatnik musi być czynnym podatnikiem. W przeciwnym wypadku zastosowanie znajdzie art. 88 ust. 4 ustawy o VAT, z którego wynika, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Należy wskazać, że ustawodawca nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia VAT naliczonego od zakupów dokonanych przed rejestracją, o ile zakupione towary i usługi będą wykorzystywane do bieżącej lub przyszłej działalności opodatkowanej. Tak uznają także organy podatkowe, w tym m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 10 września 2014 r., nr ITPP1/443-690/14/KM.

Jeżeli więc zakupy udokumentowane danymi fakturami dotyczą działalności opodatkowanej VAT, to, pomimo tego, iż zostały one dokonane przed formalną rejestracją dla celów VAT, podatnik ma prawo do odliczenia VAT z tego tytułu.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.)