Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  Podatek dochodowy  »   Zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego auta
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego auta

Gazeta Podatkowa nr 101 (1142) z dnia 18.12.2014
Renata Kościuszko

Pracodawcy często dokonują pracownikom zwrotu kosztów używania przez nich prywatnych samochodów do celów służbowych. Prywatne samochody pracowników wykorzystywane są zarówno do jazd lokalnych, jak i zamiejscowych, np. podczas podróży służbowej. Dokonany przez pracodawcę zwrot kosztów niesie za sobą określone skutki podatkowe zarówno dla pracownika - w zakresie powstania i opodatkowania przychodu ze stosunku pracy, jak i pracodawcy - w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

Jazdy lokalne

Pracodawca może pracownikowi wykorzystującemu prywatny samochód do jazd lokalnych w celach służbowych dokonać zwrotu kosztów używania tego samochodu. Zwrot ten może być dokonany w formie:

  • ryczałtu, który oblicza się jako iloczyn przyznanego miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne i stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu,
     
  • tzw. kilometrówki, tj. kwoty stanowiącej iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu.

Wysokość stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu oraz miesięczne limity kilometrów określone zostały w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Zarówno kwota ryczałtu, jak i kilometrówki, otrzymana od pracodawcy w związku z używaniem przez pracownika w jazdach lokalnych prywatnego samochodu do potrzeb służbowych zasadniczo stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu. Pracodawca od zwróconej kwoty ma więc obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Na zasadzie wyjątku, wolny od podatku dochodowego, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o pdof, jest zwrot kosztów z tytułu używania prywatnego samochodu pracownika w jazdach lokalnych, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Ze zwolnienia tego korzystają m.in. listonosze, czy pracownicy służb leśnych. Zwolnienie to jest jednak limitowane do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości kilometrówki ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury (w przypadku kilometrówki przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika).

Bez względu na to, czy pracodawca dokonuje pracownikowi zwrotu kosztów w formie ryczałtu czy w formie kilometrówki, poniesione z tego tytułu wydatki może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów, ale tylko do wysokości nieprzekraczającej wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo kilometrówki ustalonych w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b) ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o pdop). Ponadto, w przypadku kilometrówki liczba faktycznie przejechanych kilometrów powinna wynikać z ewidencji przebiegu pojazdu, gdyż prowadzenie tej ewidencji warunkuje zaliczenie omawianego zwrotu do kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ustawy o pdof i art. 16 ust. 5 ustawy o pdop).

Jazdy zamiejscowe

Pracownikowi odbywającemu za zgodą pracodawcy podróż służbową samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, przysługuje zwrot kosztów przejazdu. Zwrot ten dokonywany jest w formie kilometrówki.

Zwrot pracownikowi kosztów używania takiego samochodu w jazdach zamiejscowych (podróżach służbowych) stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy. Przychód ten jest wolny od podatku do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), tj. do wysokości kilometrówki. Nadwyżka zwrotu ponad tak ustalony limit podlega natomiast opodatkowaniu. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof.

Ograniczenia obowiązują pracodawcę również w zaliczaniu dokonanego zwrotu do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich prywatnych samochodów w celu odbycia podróży służbowej nie stanowią bowiem kosztów uzyskania przychodów w wysokości przekraczającej kwotę wynikającą z kilometrówki (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o pdop). Zatem w razie wypłacenia pracownikowi zwrotu kosztów używania w podróży służbowej jego prywatnego samochodu osobowego w kwocie wyższej niż ustalona w ww. sposób nadwyżka ponad limit nie stanowi u pracodawcy kosztu uzyskania przychodu. Przebieg pojazdu powinien być przy tym udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika, ponieważ brak tej ewidencji powoduje, że omawiane wydatki w ogóle nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Przykład

Pracownik odbył krajową podróż służbową prywatnym samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika 1.500 cm3. Z prowadzonej przez niego ewidencji przebiegu pojazdu wynika, że w podróży przejechał 500 km. Na podstawie obowiązującego w zakładzie pracy układu zbiorowego pracy stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu podczas podróży służbowej wynosi 1 zł. Pracodawca ustalił pracownikowi zwrot kosztów używania prywatnego samochodu w podróży służbowej w kwocie 500 zł, tj. (500 km × 1 zł), z tego:

  • u pracownika wolna od podatku dochodowego jest kwota 417,90 zł, tj. (500 km × 0,8358 zł), a kwota 82,10 zł, tj. (500 zł - 417,90 zł) podlega opodatkowaniu,
     
  • u pracodawcy kosztem uzyskania przychodów jest kwota 417,90 zł.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Podatek dochodowy - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.