Problemy praktyczne z wystawianiem i rozliczaniem faktur

Jakie konsekwencje ponosi sprzedawca, który przez pomyłkę przekazał dwa egzemplarze faktury?

Jak wyjaśniono na wstępie, fakturę wystawia się w co najmniej dwóch egzemplarzach, przy czym jeden egzemplarz otrzymuje nabywca towaru lub usługi, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji sprzedawca. Otrzymana przez nabywcę faktura warunkuje możliwość odliczenia podatku naliczonego. Jak wynika z treści art. 86 ust. 2 ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, a także dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi. Prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje u nabywcy w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy. Jednocześnie ustawodawca zastrzegł, że odliczenia można dokonać nie wcześniej, niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano fakturę lub dokument celny w przypadku importu towarów.

O ile posiadanie faktury u nabywcy warunkuje jego prawo do odliczenia zawartego w niej podatku, to brak faktury u sprzedawcy nie zwalnia go z ciążących na nim obowiązków z tytułu podatku od towarów i usług. Przede wszystkim przekazanie obu egzemplarzy faktury nabywcy, nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku wykazania podatku należnego z tytułu dokonanej dostawy lub wyświadczonej usługi. Bez względu na to, czy sprzedawca posiada dokument potwierdzający wykonanie czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT, musi tę transakcję ująć w ewidencji sprzedaży i bezwzględnie odprowadzić podatek należny w terminie określonym ustawą. Zgodnie z ogólną zasadą obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy lub wykonania usługi.

Otrzymałem od sprzedawcy kopię faktury zamiast oryginału. Czy mogę z niej odliczyć VAT?

Faktura stanowi podstawowy dokument umożliwiający rozliczanie podatku VAT. Z jednej strony sprzedawca za pomocą faktury dokumentuje dokonaną sprzedaż, natomiast dla nabywcy stanowi ona podstawę do odliczenia podatku naliczonego. Z faktury bowiem wynika kwota podatku naliczonego, o którą nabywca może obniżyć kwotę podatku należnego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatnicy mają obowiązek wystawić faktury w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca towaru lub usługi. Jak już wspomniano na wstępie przedsiębiorcy nie muszą oznaczać faktur jako "oryginał" i "kopia". Faktura jest uznana za prawidłową, jeżeli posiada wszystkie niezbędne elementy określone w ustawie. Dla skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego bez znaczenia pozostaje fakt umieszczenia na fakturze oznaczenia "kopia". Podsumowując, mimo otrzymania egzemplarza faktury oznaczonego jako "kopia" nabywca zachowuje prawo do odliczenia z zakupu, który dokumentuje wystawiona faktura.

Wpłaciliśmy zaliczkę na poczet dostawy towaru. Sprzedawca nie potwierdził tej wpłaty fakturą. W jaki sposób możemy wyegzekwować ten dokument od sprzedawcy?

Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi sprzedawca otrzymał całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Podatnik, który otrzymał zaliczkę (przedpłatę, zadatek) ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową. Faktura zaliczkowa wystawiana jest również w przypadku, gdy zaliczka obejmuje pełną kwotę transakcji. Do wystawiania faktur zaliczkowych zastosowanie znajduje ta sama zasada ogólna, jak w przypadku innych faktur, czyli należy ją wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę. Fakturę zaliczkową można również wystawić przed otrzymaniem zaliczki, jednak nie wcześniej niż 30 dni przed tym terminem. Jednocześnie przepisy określają katalog transakcji, dla których nie ma obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej. Transakcjami tymi są: wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów oraz czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Do czynności, w stosunku do których otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania obowiązku podatkowego należy zaliczyć m.in. dostawy energii i gazu przewodowego, usługi telekomunikacyjne, najem, dzierżawę, leasing, stałą obsługę prawną i biurową, usługi ochrony osób i mienia, usługi związane z nieczystościami.

Przedstawione zasady odnoszą się do sprzedawcy, u którego obowiązek podatkowy z tytułu otrzymania zaliczki powstaje w dacie otrzymania należności bez względu czy jej otrzymanie zostanie udokumentowane fakturą. Nabywca, który przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi wpłacił część lub całość należności uzyskuje prawo do odliczenia podatku naliczonego dopiero w momencie powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, pod warunkiem jednak, że otrzymał fakturę zaliczkową.

Pomimo, że przepisy przewidują sankcje karne za niewystawienie faktury w postaci kary grzywny do 180 stawek dziennych (art. 62 § 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy - Dz. U. z 2013 r. poz. 186 ze zm.), ustawodawca nie daje nabywcy prawnych narzędzi wyegzekwowania wystawienia faktury. Jeżeli sprzedawca, pomimo ciążącego na nim obowiązku, zwleka z wystawieniem faktury zaliczkowej nabywca może jedynie wysłać listem poleconym żądanie jej wystawienia.

Czy sprzedawca może odmówić wystawienia faktury, jeśli nabywca zagubił paragon dokumentujący tę transakcję?

Przepisy ustawy o VAT obligują podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Podatnik prowadzący ewidencję przy użyciu kasy fiskalnej każdorazowo wydaje klientowi paragon fiskalny potwierdzający fakt zakupu towaru lub usługi. Dokonując sprzedaży na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, przedsiębiorca – co do zasady – nie ma obowiązku wystawiania faktur. Obowiązek wystawienia faktury powstaje dopiero w momencie zgłoszenia takiego wniosku przez klienta, który ma prawo zażądać wystawienia faktury w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonanie usługi. Po tym terminie sprzedawca ma prawo odmówić klientowi wystawienia faktury.

Co do zasady podstawą wystawienia faktury jest przedłożenie przez nabywcę oryginału paragonu dokumentującego sprzedaż, który dołącza się do egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy. Przyjęcie takiego rozwiązania pozwala na uniknięcie podwójnej płatności podatku z tytułu danej sprzedaży.

Niejednokrotnie zdarzają się jednak sytuacje, w których klienci proszą sprzedawcę o wystawienie faktury, mimo że nie są w stanie przedstawić oryginału paragonu dokumentującego zakup towaru lub usługi. Przyczyną takiego stanu rzeczy może być zagubienie paragonu przez klienta bądź też niewydanie go przez sprzedawcę.

Zdaniem redakcji, jeśli klient zgłasza się z prośbą o wystawienie faktury nie posiadając oryginału paragonu – w terminie przewidzianym na jej wystawienie – sprzedawca powinien taką fakturę wystawić, o ile posiada możliwość weryfikacji i identyfikacji zgłaszanej przez klienta transakcji. Sprzedawca, dysponując między innymi danymi z systemów oraz kopiami paragonów fiskalnych z rolek znajdujących się w urządzeniach dystrybucyjnych, jest w stanie dokonać jednoznacznej weryfikacji i identyfikacji zgłaszanego przez nabywcę zakupu. Sprzedawca może też poprosić klienta o przedstawienie innych niż oryginał paragonu dowodów potwierdzających fakt dokonania zakupu towarów bądź usług. Do dowodów takich należy między innymi potwierdzenie dokonania płatności kartą płatniczą. Pogląd ten potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 23 czerwca 2010 r., nr IPPP2-443-175/10-4/JB/KG.

Podkreślenia przy tym wymaga, że sprzedaż udokumentowaną jednocześnie paragonem fiskalnym i wystawioną fakturą należy ująć w ewidencji sprzedaży tylko raz. W przeciwnym wypadku doszłoby do sytuacji, w której ta sama transakcja byłaby opodatkowana dwukrotnie. Jeśli podatnik wystawił fakturę, dokumentującą sprzedaż zaewidencjonowaną wcześniej w kasie rejestrującej, to wystawionej faktury nie ujmuje ponownie w ewidencji sprzedaży VAT. Kwoty, które wynikają z faktury, znajdują się bowiem odpowiednio w dobowym oraz miesięcznym raporcie fiskalnym, które stanowią podstawę ujęcia dokonanej transakcji w ewidencji sprzedaży VAT.

Zaprezentowany pogląd potwierdza interpretacja indywidualna z dnia 11 maja 2011 r., nr IPPP2/443-430/11-2/KAN, w której Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, że w przypadku, gdy na żądanie klienta zostanie wystawiona faktura, bez przedstawienia oryginału paragonu, to transakcja zostanie zaewidencjonowana w pamięci fiskalnej urządzeń i nie ma konieczności ponownej zapłaty podatku VAT od tej samej transakcji, gdyż podatek został już przez spółkę zapłacony w oparciu o dane zawarte w raportach fiskalnych.

W jakich sytuacjach można anulować fakturę?

Podatnicy wystawiają fakturę w przypadku dostawy towarów, wykonania usług lub otrzymania zaliczki przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Faktura jest zatem dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego i nierozerwalnie wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego. O ile w określonych przypadkach przepisy przewidują możliwość korekty faktury poprzez wystawienie faktury korygującej, to ani w przepisach ustawy o VAT, ani w przepisach wykonawczych nie uregulowano kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur.

W praktyce gospodarczej możliwe jest anulowanie faktury, ale powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Faktura może być anulowana tylko w sytuacji, gdy udokumentowana nią czynność nie została dokonana. Co istotne anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone do obrotu. Wprowadzenie faktury do obrotu prawnego oznacza, że dokument został przekazany nabywcy towaru lub usługi i przez niego zaakceptowany.

Anulowanie faktury sprowadza się do przekreślenia obu egzemplarzy faktury oraz dokonania na nich adnotacji uniemożliwiającej ich powtórne wykorzystanie. Ponadto, na fakturze należy podać datę anulowania, można również wskazać przyczynę anulowania. Faktury, które zostały anulowane należy przechowywać w dokumentacji podatkowej tak jak wszystkie inne faktury, jednakże nie należy ujmować ich w ewidencji sprzedaży.

Podobnie wypowiadają się organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych, dopuszczając na zasadzie wyjątku możliwość anulowania faktur. Dla przykładu można wymienić interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 10 czerwca 2014 r., nr IPPP1/443-432/14-2/AS oraz interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 16 grudnia 2013 r., nr IBPP2/443-857/13/BW.

W przypadku, gdy faktura została anulowana przed sporządzeniem deklaracji VAT, jej wystawienie i anulowanie pozostaje bez wpływu na rozliczenie VAT. Jeżeli natomiast zdarzy się, że anulowana faktura została rozliczona w deklaracji podatkowej, to w momencie jej anulowania podatnik ma prawo skorygowania podatku należnego poprzez sporządzenie korekty deklaracji.

Należy również pamiętać, że w przypadku wystawienia faktury zawierającej błędne dane lub błędne wartości nie ma możliwości jej anulowania. Błędy na fakturze wprowadzonej do obiegu można poprawić jedynie poprzez wystawienie noty korygującej przez nabywcę, bądź faktury korygującej przez sprzedawcę, w zależności od kategorii błędu.