W art. 2 ustawy o VAT zawierającym słowniczek pojęć, w pkt 31 zamieszczono definicję faktury. Fakturą – zgodnie z tym przepisem – jest każdy dokument zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą o VAT oraz przepisami wydanymi na jej podstawie. Zatem obecnie mówiąc o dokumentach zwanych fakturami możemy myśleć nie tylko o ich papierowej wersji.
Zgodnie z art. 106g ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. W ust. 3 tego przepisu wskazano, iż w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:
1) podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wstawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,
2) nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 (wystawiający faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy), przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
3) nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1 (wystawiający notę korygującą), przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury,
4) podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi
– zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
Uwaga
Przepisy ustawy o VAT nie zawierają wymogu podpisywania faktur przez ich wystawcę i odbiorcę. Aby faktura została uznana za fakturę elektroniczną, musi zostać wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
W art. 106m ust. 1 ustawy o VAT ustawodawca wskazał, że podatnik sam określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (zarówno w odniesieniu do faktur elektronicznych, jak i papierowych).
Pod pojęciem autentyczności pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Autentyczność pochodzenia faktury ma gwarantować, że wskazany na niej sprzedawca (będący najczęściej jej wystawcą) zrealizował transakcję nią udokumentowaną.
Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 22 lipca 2014 r., nr IPTPP2/443-335/14-2/AW wyjaśnił, iż pod pojęciem "kontroli biznesowych" należy rozumieć proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa – zdaniem fiskusa – powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
Uwaga
Dla celów rozliczania podatku VAT, ścieżka audytu powinna zapewnić związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług w taki sposób, aby organ podatkowy mógł skontrolować, czy dana faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce.
Poza wykorzystaniem wymienionych wyżej kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
W przypadku e-faktur ustawa o VAT nie zawiera zatem wymogu stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany (EDI). Takie metody zapewnienia integralności i autentyczności pochodzenia faktury są wymienione w ustawie o VAT tylko przykładowo. Oznacza to, że w praktyce podatnik może stosować inne, dowolne środki zapewnienia ich integralności i autentyczności.
Podatnicy VAT mają więc obecnie znacznie większą swobodę w wyborze dokumentowania transakcji. Faktury elektroniczne w wielu przypadkach pozwalają na usprawnienie obiegu dokumentów, zwłaszcza w dużych firmach. Co więcej, warto dodać, że podatnik posługujący się e-fakturami nie ma obowiązku drukowania i przechowywania ich papierowej wersji. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 9 kwietnia 2014 r., nr IPTPP4/443-25/14-4/JM uznał, że w sytuacji gdy podatnik zapewni autentyczność i integralność treści e-faktur w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności ich przechowywania w wersji papierowej.
W art. 106n ust. 1 ustawy o VAT wskazano, iż stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Jednak w przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.
Pamiętać przy tym należy, że choć – jak wskazano wyżej – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury, to jednak z przepisów ustawy o VAT nie wynika czy należy tego dokonać w formie pisemnej (czy elektronicznej). Zatem sprzedawca na zasadzie domniemania zgody kontrahenta może wysyłać mu e-faktury dopóty, dopóki kontrahent nie wyrazi sprzeciwu w tej sprawie. Wystarczającym dla uznania akceptacji nabywcy otrzymywania e-faktur jest opłacenie należności wynikającej z wysłanej w ten sposób faktury.
|