Ministerstwo Finansów wyjaśnia zasady rozliczania VAT od wydatków na samochody

Na stronie Ministerstwa Finansów (www.finanse.mf.gov.pl) zamieszczono broszurę informacyjną pt. "Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi". Ponieważ na temat rozliczania VAT od wydatków na samochody pisaliśmy szczegółowo w ostatnich kilku numerach Biuletynu Informacyjnego, w tym artykule przedstawiamy tylko wybrane kwestie, które wyjaśniło Ministerstwo Finansów, a które dotychczas mogły budzić wątpliwości.

Wydatki, których dotyczą nowe zasady odliczania VAT

Od 1 kwietnia 2014 r. przyjmuje się zasadę, że pojazdy samochodowe o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony wykorzystywane są zarówno do celów prywatnych, jak i firmowych. VAT od wydatków na te pojazdy generalnie podlega odliczeniu w wysokości 50% kwoty podatku wykazanej w fakturze. To ograniczenie w odliczaniu VAT należy stosować do zakupu pojazdu i części składowych (szyb do samochodu, opon), czynszu najmu, rat leasingowych, napraw i konserwacji pojazdu, a także zakupu paliw silnikowych, oleju napędowego, gazu, itp. Przy czym VAT od zakupu paliwa/oleju m.in. do samochodu osobowego lub innego pojazdu posiadającego przynajmniej 3 miejsca/siedzenia i o ładowności poniżej 500 kg w ogóle nie podlega odliczeniu do 30 czerwca 2015 r. Pojawiły się wątpliwości, czy ww. ograniczenie w odliczaniu VAT należy stosować także do wydatków na parkingi i przejazdy autostradami.

WAŻNE: Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że ograniczenie w odliczaniu VAT (do 50% kwoty podatku) należy stosować także do wydatków związanych z eksploatacją lub używaniem samochodów, tj. m.in. do opłat za parkingi czy przejazdy autostradą.

Jak potwierdzić fakt wykorzystywania pojazdu wyłącznie do celów firmowych?

Nie zawsze VAT od wydatków na pojazdy samochodowe podlega ograniczonemu odliczeniu. Odliczenie pełne (tj. w wysokości 100%) przysługuje bowiem m.in. od wydatków na pojazdy samochodowe wykorzystywane przez podatnika wyłącznie do działalności gospodarczej (art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT). Taki sposób wykorzystywania pojazdów powinien być określony w ustalonych przez podatnika zasadach używania pojazdów (nie dotyczy pojazdów konstrukcyjnie przeznaczonych do działalności gospodarczej - np. pojazdów, dla których przeprowadzono dodatkowe badanie techniczne, czy pojazdów o przeznaczeniu specjalnym).

Przepisy nie określają, jak mają wyglądać (i co zawierać) "zasady używania pojazdów". W ich ustaleniu podatnik powinien mieć zatem pełną dowolność. Może on wprowadzić odpowiednie regulaminy, umowy czy zarządzenia, z których będzie wynikało, do jakich celów samochód służy, gdzie jest parkowany, itp. W takim regulaminie (umowie, itp.) warto zaznaczyć, że pojazd nie może być wykorzystywany do celów innych, niż firmowe. Ministerstwo Finansów wskazało ponadto, że konieczne jest podjęcie dodatkowych działań zabezpieczających wykonanie ww. zasad używania pojazdu. Działania te muszą być dostosowane do specyfiki działalności przedsiębiorstwa i sposobu używania pojazdów dla celów tego przedsiębiorstwa:

"(…) Określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych pojazdów np. przez pracowników (przykładowo celem dojazdu do swojego miejsca zamieszkania). (…)"

Okolicznościami potwierdzającymi obiektywnie brak możliwości użytku prywatnego może być przykładowo obowiązek pozostawiania przez pracowników pojazdów po godzinach pracy na parkingach przedsiębiorstwa (bez możliwości ich pobrania poza godzinami pracy), nadzór nad używaniem pojazdów w trakcie wykonywania obowiązków służbowych (np. za pomocą GPS), brak rejestracji pojazdów (w przypadku, gdy podatnik trudni się odsprzedażą pojazdów), czy określenie reguł wykluczających użytek prywatny pojazdów - w przypadku pojazdów przeznaczonych na wynajem.

Ministerstwo Finansów uznało, że nie można obiektywnie uznać, iż pojazd wykorzystywany jest wyłącznie do celów firmowych, gdy zostaną zawarte umowy z pracownikami na wynajęcie pojazdów dla celów prywatnych, gdy wynajem nie stanowi podstawowej działalności przedsiębiorstwa, a ceny wynajmu nie są cenami rynkowymi:

"(…) Przy określaniu ceny (opłaty) za wynajem należy brać pod uwagę postanowienia wynikające z art. 32 ustawy o VAT regulującego kwestię określania podstawy opodatkowania w przypadku istnienia powiązań między nabywcą a usługodawcą. Zatem cena za wynajem musi stanowić realne wynagrodzenie (rzeczywistą równowartość) za świadczenie tego typu usług dostępne na rynku. Fakt, że korzystanie przez pracownika do celów prywatnych z samochodu pracodawcy uznawane jest za dochód dla pracownika nie oznacza, że warunek opłaty zostaje spełniony. Również to, że pracownik wykonuje pracę na rzecz przedsiębiorstwa, nie może zostać uznane za domniemaną płatność dokonaną przez pracownika za używanie samochodu (…)."

Z wyjaśnienia Ministerstwa Finansów wynika również, że nie będzie można obiektywnie uznać, że samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych, gdy wprawdzie zostaną ustalone zasady używania pojazdów, ale nie będą istniały żadne zabezpieczenia gwarantujące ich przestrzeganie (tj. gdy będzie istniał zakaz używania przez pracowników pojazdów do celów prywatnych, ale nikt nie będzie weryfikował, czy zakaz ten jest respektowany).

Wskazano także, że nie jest możliwe obiektywne zagwarantowanie wykluczenia użytku prywatnego, jeżeli podatnik prowadzi działalność w miejscu zamieszkania, posiadając jeden pojazd. Taki pojazd może być bowiem wykorzystywany do celów prywatnych poza godzinami pracy (np. w weekendy).

Zaznaczamy, że aby uznać, iż pojazd wykorzystywany jest wyłącznie do celów firmowych, wdrożenie regulaminów (zasad) używania pojazdów nie jest wystarczające. Konieczne jest również prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu i złożenie informacji do urzędu skarbowego o wykorzystywaniu pojazdu wyłącznie do celów firmowych (nie dotyczy np. pojazdów przeznaczonych wyłącznie do odprzedaży, wynajmu czy pojazdów, dla których przeprowadzono dodatkowe badanie techniczne).

Ewidencja przebiegu pojazdu

Jak już wspomniano, używanie pojazdu wyłącznie do celów firmowych powinna generalnie potwierdzać prowadzona przez podatnika ewidencja przebiegu pojazdu (wzór takiej ewidencji dostępny jest na naszej stronie internetowej www.druki.gofin.pl). Powinna ona zawierać dane wymienione w art. 86a ust. 7 i 8 ustawy o VAT. Co istotne - wpis dokonany w tej ewidencji powinien być potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem (jeżeli nie jest ona podatnikiem). Jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów, przez okres rozliczeniowy należy tu rozumieć okres właściwy dla podatnika z tytułu rozliczeń dla celów VAT, czyli miesiąc lub kwartał.

Ministerstwo Finansów wyjaśniło również, że jeżeli osoba kierująca pojazdem realizuje w danym dniu kilka podróży służbowych (do różnych miejscowości), na koniec dnia może dokonać jednego wpisu, zawierającego cel wyjazdu w poszczególnych miastach (np. nazwy zaopatrywanych sklepów), opis trasy (np. Warszawa - Radom - Puławy - Lublin - Warszawa) i sumę przejechanych w tym dniu kilometrów. Nie będzie jednak możliwości dokonania jednego wpisu na koniec dnia w przypadku świadczenia usługi taksówek osobowych (przewozu osób) oraz taksówek bagażowych (przewozu bagażu). W tym przypadku bowiem - dla rzetelności prowadzonej ewidencji - konieczna jest większa szczegółowość.

Dla pojazdów nabytych (leasingowanych) przed 1 kwietnia br. ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona w celu udokumentowania, iż pojazd służy wyłącznie celom firmowym, powinna być prowadzona od dnia, w którym poniesiono pierwszy, od 1 kwietnia br., wydatek na ww. pojazd. Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że przez "poniesienie wydatku" należy tu rozumieć:

1) dokonanie wpłaty zaliczki na poczet zakupu towaru czy usługi, lub

2) nabycie towaru czy usługi

- w zależności od tego, która z tych sytuacji miała miejsce pierwsza.

Uwaga! Powyższe wyjaśnienie dotyczące daty "poniesienia wydatku" należy stosować odpowiednio na potrzeby określenia terminu, w którym należy złożyć informację VAT-26 o wykorzystywaniu pojazdu wyłącznie do celów firmowych (patrz - art. 86a ust. 12 ustawy o VAT i art. 8 pkt 2 ustawy nowelizującej).

Samochody demonstracyjne

Ewidencji przebiegu pojazdu nie trzeba prowadzić m.in. do pojazdów przeznaczonych wyłącznie do odprzedaży, jeżeli odprzedaż tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika. Tak wynika z art. 86a ust. 5 pkt 1 ustawy o VAT. Pojawiły się jednak wątpliwości, czy powyższe wyłączenie dotyczy także pojazdów demonstracyjnych (testowych). Z wyjaśnienia Ministerstwa Finansów wynika, że aby zachować prawo do odliczenia całego VAT od wydatków na samochód demonstracyjny, prowadzenie ewidencji przebiegu jest konieczne:

"(…) Użycie wyrazu "wyłącznie" (w art. 86a ust. 5 pkt 1 ww. ustawy - przyp. red.) wskazuje, że zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji nie obejmuje sytuacji, gdy pojazdy są wykorzystywane - choćby przejściowo - do innych celów (np. jazda próbna, użytek służbowy podatnika, itp.). Zatem w odniesieniu do pojazdu, który np. jest przeznaczony do odprzedaży, ale przed jej dokonaniem jest wykorzystywany przez podatnika jako pojazd demonstracyjny, nie może być zastosowane zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji. Ewidencja dla tego rodzaju pojazdów (jeśli jest to pojazd obiektywnie wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej) musi być prowadzona (…)."

Powyższe stanowisko nie jest zaskoczeniem. Podobnie bowiem wyjaśniało Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu do nowelizacji ustawy o VAT.

Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Pojawiły się także wątpliwości, według jakich zasad rozliczać VAT (tj. według "starych", czy "nowych" reguł), gdy np. czynność została dokonana w marcu br., ale fakturę kontrahent wystawił dopiero w kwietniu br. Naszym zdaniem, w tym przypadku powinna decydować data zdarzenia gospodarczego (tj. generalnie data powstania obowiązku podatkowego), czyli data dokonana zapłaty, czy zakupu towaru, a nie data wystawienia faktury przez sprzedawcę, czy data jej otrzymania przez nabywcę (pisaliśmy o tym w Biuletynie Informacyjnym nr 11 z 10 kwietnia br., w artykule pt. "Odliczanie VAT od samochodów w świetle zmian przepisów"). Powyższe stanowisko potwierdziło Ministerstwo Finansów w ww. broszurze, gdzie czytamy:

"(…) Prawo do odliczenia podatku z tytułu poniesienia wydatku związanego z pojazdem samochodowym (zakup towaru lub usługi) w przypadku:

• merytorycznej zmiany przepisów od dnia 1 kwietnia 2014 r., oraz
   
• zmiany przeznaczenia wykorzystywania pojazdu

należy oceniać co do zasady w świetle przepisów obowiązujących na moment powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy towaru lub usługi (podkreśl. red.). (…)"