Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  VAT i akcyza  »   Dokumentowanie obrotu - zasady wystawiania faktur w pytaniach i odpowiedziach
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Dokumentowanie obrotu - zasady wystawiania faktur w pytaniach i odpowiedziach

Poradnik VAT nr 4 (364) z dnia 20.02.2014
1. Wymogi formalne dotyczące wystawianych faktur

Czy w 2014 r. zmienił się w sposób istotny wykaz elementów, jakie powinna zawierać faktura wystawiana przez podatnika VAT? Czy zmieniły się zasady zaokrąglania kwot na fakturach?

Wymogi formalne dotyczące wystawianych przez podatników faktur pozostały w zasadzie niezmienione. Przepis art. 106e ustawy o VAT, który zawiera katalog danych, jakie powinna zawierać faktura stanowi - co do zasady - odzwierciedlenie regulacji obowiązujących w 2013 r. w tym zakresie (§ 5 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur - Dz. U. nr 68, poz. 360 ze zm.). Niewielkie zmiany w tym zakresie mają w zasadzie charakter doprecyzowujący.

Wystawiana w 2014 r. faktura powinna zawierać:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. a);

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b);

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem.

Sposób wykazywania i zaokrąglania kwoty podatku na fakturach pozostał w 2014 r. niezmieniony. W art. 106e ust. 11 ustawy o VAT wskazano, iż kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.


2. Faktury oznaczone wyrazami "metoda kasowa"

Czy w 2014 r. nadal mali podatnicy rozliczający VAT metodą kasową muszą stosować na fakturach oznaczenie "metoda kasowa"? Czy zawsze w przypadku gdy otrzymam taką fakturę, oznacza to, że jej wystawca jest małym podatnikiem?

Podobnie jak w 2013 r. w niektórych przypadkach faktury muszą zawierać dodatkowe oznaczenia. W 2014 r. obowiązek umieszczania na fakturze wyrazów "metoda kasowa" dotyczy nie tylko przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy (czyli małych podatników rozliczających VAT metodą kasową), ale również czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1, tj. z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty z tytułu:

  • wydania towarów przez komitenta komisantowi na podstawie umowy komisu,
     
  • przeniesienia z nakazu organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w imieniu takiego organu własności towarów w zamian za odszkodowanie,
     
  • dokonywanej w trybie egzekucji dostawy towarów, o której mowa w art. 18,
     
  • świadczenia, na podstawie odrębnych przepisów, na zlecenie sądów powszechnych, administracyjnych, wojskowych lub prokuratury usług związanych z postępowaniem sądowym lub przygotowawczym, z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług,
     
  • świadczenia usług zwolnionych od podatku zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 37-41 ustawy o VAT.

Zatem nadal mali podatnicy stosujący kasową metodę rozliczeń wystawiają faktury z oznaczeniem "metoda kasowa". Poza tą grupą podatników, również wykonanie którejkolwiek z ww. czynności oznaczać będzie konieczność umieszczenia podobnego oznaczenia na fakturze. Nie zawsze zatem wystawca faktury z oznaczeniem "metoda kasowa" musi być małym podatnikiem w rozumieniu ustawy o VAT.


3. Dokumentowanie nieodpłatnego przekazania towarów

Czy dla udokumentowania nieodpłatnego przekazania towarów - mimo braku uregulowań w ustawie o VAT - mogę nadal posługiwać się fakturami wewnętrznymi?

Do końca 2013 r. faktury wewnętrzne, na podstawie art. 106 ust. 7 ustawy o VAT, mogły być wystawiane w przypadku czynności wymienionych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, oraz świadczenia usług, dla którego podatnikiem jest ich usługobiorca, jak również dla udokumentowania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze. Zatem nieodpłatne przekazanie towarów dokumentowane mogło być fakturą wewnętrzną.

Ustawodawca nie zawarł analogicznej regulacji w obowiązujących od 1 stycznia 2014 r. przepisach dotyczących fakturowania. Oznacza to, że sposób dokumentowania ww. zdarzeń pozostawił całkowicie w sferze decyzji podatnika. Nie oznacza to jednak, zdaniem redakcji, że podatnik nie może posługiwać się takimi dokumentami.

Nawet więc w sytuacji gdy podatnik nadal będzie dokumentował ww. czynności "fakturami wewnętrznymi", praktyka ta nie powinna być kwestionowana. Taki dokument powinien być traktowany jak "dokument wewnętrzny".


4. Termin wystawienia faktury zaliczkowej

Czy otrzymaną zaliczkę na poczet zakupu towarów muszę udokumentować fakturą? Kiedy najwcześniej, a kiedy najpóźniej muszę wystawić fakturę zaliczkową?

Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Przy czym w art. 106i ust. 7 ustawy wskazano dodatkowo, że faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.

W 2014 r. zachowana została generalna zasada, zgodnie z którą fakturą dokumentować należy każdą otrzymaną zaliczkę.

Zaliczki - co do zasady - dokumentowane są fakturami wystawianymi nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT). Z kolei na podstawie art. 106i ust. 7, faktury te nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

W odniesieniu do niektórych czynności ustawodawca uznał, że podatnik nie ma obowiązku udokumentowania fakturą otrzymanej zaliczki. Zgodnie bowiem z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, podatnik obowiązany jest wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty, przed dokonaniem czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstanie zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4. Oznacza to, że w przypadku:

  • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
     
  • świadczenia usług:
     
    • telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych,
       
    • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
       
    • związanych z nieczystościami, wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy,
       
    • ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
       
    • stałej obsługi prawnej i biurowej,
       
    • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

podatnik nie ma obowiązku udokumentowania fakturą otrzymanej na poczet takiej usługi zaliczki.


5. Faktura wystawiona przez nabywcę

W lipcu 2013 r. zawarłem porozumienie dotyczące wystawiania faktur przez nabywcę towarów. Porozumienie zostało zawarte na rok. Czy w związku ze zmianą przepisów dotyczących fakturowania, muszę podpisać nową umowę (bądź aneks do porozumienia)?

Podatnik, nabywający towary lub usługi od innego przedsiębiorcy, może wystawiać w jego imieniu i na jego rzecz faktury dokumentujące:

1) dokonanie sprzedaży przez podatnika na rzecz tego podmiotu,

2) otrzymanie należności, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy, oraz

3) dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b)

- jeżeli wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika (przedsiębiorcy), w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.

W dalszym ciągu istnieje więc możliwość wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika przez upoważnione przez niego osoby trzecie, w szczególności przez jego przedstawiciela podatkowego.

Nie ma także obowiązku informowania naczelnika urzędu skarbowego o zawarciu umowy na samofakturowanie. O sposobie zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży, decydują więc strony umowy.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu podatnik zawarł w 2013 r. porozumienie dotyczące wystawiania faktur przez nabywcę. Obowiązujący wówczas przepis § 6 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur zawierał przy tym określenie "porozumienie", nie zaś "umowa". Jednak warto zwrócić uwagę na fakt, że zasady wystawiania faktur przez nabywcę towarów czy usług nie uległy zmianie. Nie ma zatem potrzeby podpisywania nowej umowy w tym zakresie. Na podstawie porozumienia zawartego w 2013 r. - zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami - obecnie nabywca może wystawiać faktury - aż do końca trwania takiego porozumienia między kontrahentami, o ile spełnione są ww. warunki określone w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT. Różnica w nazewnictwie poprzez zastąpienie sformułowania "porozumienie", wyrażeniem "umowa" nie ma tu znaczenia.


6. Zbiorcza faktura korygująca

Czy mogę wystawić zbiorczą fakturę korygującą dokumentującą obniżenie ceny? Czy na fakturze korygującej zawsze trzeba podać przyczynę korekty?

Od 1 stycznia 2014 r. korekty faktur wystawiane z powodu zmiany podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego (dotyczy zatem m.in. korekt wystawianych z tytułu zmiany ceny) powinny zawierać odpowiednio kwotę korekty tej podstawy lub podatku (z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej).

Ponadto, faktury korygujące muszą wskazywać także przyczynę korekty.

W 2014 r. nadal - podobnie jak w 2013 r. - można wystawiać zbiorcze korekty w przypadku udzielenia opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie. Na takiej korekcie należy dodatkowo wskazać okres, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka. Korekta taka nie musi natomiast zawierać:

  • danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy o VAT, tj. NIP nabywcy i daty dokonania (zakończenia) dostawy towarów lub wykonania usługi lub otrzymania zapłaty (gdy data ta będzie różna od daty wystawienia faktury),
     
  • nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.

Warto dodać, że w 2013 r. korekty zbiorcze nie musiały zawierać także m.in. dat wystawienia faktur pierwotnych i ich numerów, co było znacznym ułatwieniem przy ich wystawianiu. Obecnie na korektach zbiorczych takie dane muszą się znaleźć.


VAT i akcyza - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.