Wszyscy podatnicy, którzy dokonują transakcji wewnątrzwspólnotowych mają obowiązek dokonania stosownej rejestracji i posługiwania się numerem VAT UE. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z dyrektywy w sprawie VAT.

Art. 214 ww. dyrektywy stanowi bowiem, iż państwa członkowskie mają zapewnić, aby wszyscy podatnicy dokonujący na terytorium danego państwa dostaw towarów lub świadczenia usług, podatnicy lub osoby prawne niebędące podatnikami dokonujący wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów podlegających opodatkowaniu, a także podatnicy prowadzący działalność w innym państwie członkowskim, którzy na terenie danego państwa dokonują WNT, byli zidentyfikowani za pomocą indywidualnego numeru.

Pojęcie indywidualnego numeru identyfikacyjnego VAT zostało zdefiniowane w art. 215 dyrektywy i zgodnie z tym przepisem jest to numer zawierający prefiks zgodny z kodem ISO - 3166 alpha 2 umożliwiający identyfikację państwa członkowskiego, które go nadało.

Rejestracji dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych dokonuje się na formularzu VAT‑R, zaznaczając w nim stosowne rubryki.

Po złożeniu zawiadomienia o zamiarze dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podmiot, który dokonał zgłoszenia, jako podatnika VAT UE potwierdzając ten fakt na formularzu VAT-5UE.

Jeżeli podmiot zarejestrowany jako podatnik VAT UE zaprzestanie dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych, zobowiązany jest do pisemnego zgłoszenia tego faktu w terminie 15 dni od jego zaistnienia. Zgłoszenie to staje się podstawą do wykreślenia podatnika z rejestru podatników VAT UE. Wykreślenie takie może nastąpić również z urzędu, jeśli podatnik przez sześć kolejnych miesięcy lub dwa kolejne kwartały nie złoży deklaracji podatkowej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy podatnik zawiesił działalność gospodarczą.

Obowiązek rejestracji VAT UE dotyczy:

• czynnych podatników dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) lub wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT);
   
• podatników nabywających usługi, do których stosuje się art. 28b (tj. nabywających usługi od podatników mających siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska), jeżeli usługi te stanowiłyby u nich import usług;
   
• podatników świadczących usługi dla podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4, tj. w przypadku gdy zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest unijny usługobiorca;
   
• podmiotów, które nie są obowiązane do zarejestrowania się jako podatnicy VAT czynni, w sytuacji gdy będą dokonywały wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, a całkowita wartość tego nabycia przekroczy w trakcie roku podatkowego kwotę 50.000 zł,
   
• podmiotów, których wartość nabycia nie przekroczy wprawdzie określonego limitu, jednak podmioty te zdecydują dobrowolnie, że będą traktowały te czynności jako transakcje wewnątrzwspólnotowe.

Do końca czerwca 2011 r. warunkiem wyboru opodatkowania WNT przez podmioty u których wartość nabycia nie przekroczyła określonych limitów, było złożenie naczelnikowi urzędu skarbowego pisemnego oświadczenia o wyborze opodatkowania tych czynności (art. 10 ust. 6 ustawy).

W związku nowelizacją ustawy o VAT wprowadzoną ustawą z dnia 9 czerwca 2011 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz ustawy o transporcie drogowym (Dz. U. nr 171, poz. 1016 ze zm.), przepis art. 10 ust. 6 ustawy zmienił swoje brzmienie. Od 1 lipca 2011 r. podatnicy oraz osoby prawne niebędące podatnikami mogą wybrać opodatkowanie WNT również poprzez podanie dokonującemu dostawy towarów numeru VAT UE. Zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego o wyborze opodatkowania nadal jest możliwe, ale już tylko jako jedna z możliwości.

W przypadku podmiotów niebędących czynnymi podatnikami, gdy kwota tego nabycia nie przekroczy w trakcie roku kwoty 50.000 zł - zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy - przyjmuje się, iż wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów nie wystąpiło, a zatem nie było obowiązku rejestracji dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Ze względu na konieczność kontrolowania obrotu pomiędzy poszczególnymi państwami Wspólnoty, na podatników nałożony został obowiązek składania zbiorczych informacji o dokonanych transakcjach wewnątrzwspólnotowych.

Informacje podsumowujące stanowią rodzaj deklaracji dla podatku od towarów i usług z tytułu dokonywanych transakcji wewnątrzwspólnotowych. Dlatego też, obowiązek składania informacji podsumowujących dotyczy wyłącznie podatników dokonujących obrotów z podmiotami z innych krajów członkowskich Wspólnoty, nie dotyczą natomiast podatników dokonujących wyłącznie transakcji krajowych lub transakcji z podmiotami z krajów trzecich.

Informacje podsumowujące stanowią narzędzie dla sprawowania międzynarodowego nadzoru nad transakcjami wewnątrzwspólnotowymi dokonywanego w ramach systemu wymiany informacji o VAT (VAT Information Exchange System - VIES).

Na mocy art. 100 ust. 1 ustawy o VAT do składania informacji podsumowujących zobowiązani są podatnicy dokonujący:

1) wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,

2) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, od podatników podatku od wartości dodanej, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,

3) dostaw towarów zgodnie z uproszczoną procedurą dla transakcji trójstronnych, na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,

4) świadczenia usług, do których stosuje się art. 28b, na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej, świadczonych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, innych niż zwolnionych od podatku od wartości dodanej lub opodatkowanych stawką 0%, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca.

Okresem rozliczeniowym dla informacji podsumowujących jest miesiąc, ze względu na umożliwienie organom podatkowym miesięcznej porównywalności danych zawartych w informacji podsumowującej z informacjami otrzymywanymi z innych państw członkowskich i skuteczniejsze zwalczanie uchylania się od opodatkowania.

Wyjątkiem od tej zasady - zgodnie z art. 100 ust. 4 ustawy - są informacje podsumowujące, które dotyczą:

1) WDT oraz dostawy w ramach procedury uproszczonej dla transakcji trójstronnych (art. 100 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy), pod warunkiem, że całkowita wartość tych transakcji, bez podatku od wartości dodanej, nie przekracza w danym kwartale i w żadnym z czterech poprzednich kwartałów kwoty 250.000 zł (według przepisów przejściowych, kwota ta w okresie do 31 grudnia 2011 r. wynosi 500.000 zł), a także

2) WNT (art. 100 ust. 1 pkt 2 ustawy), jeżeli całkowita wartość transakcji bez podatku, nie przekroczyła w danym kwartale 50.000 zł, oraz

3) świadczenia usług, dla których ma zastosowanie mechanizm samoopodatkowania przez usługobiorcę (art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy).

Transakcje, o których mowa mogą być wykazywane w informacji podsumowującej za okresy kwartalne.

Uwaga

Jeśli informacja podsumowująca jest składana za okres miesięczny, to należy ją złożyć do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dokonanych transakcji. Jeśli informacja obejmuje okres kwartalny, to składana jest do 15. dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dokonanych transakcji.

Podatników, którzy składają informacje podsumowujące za pomocą środków komunikacji elektronicznej, obowiązuje inny termin na złożenie informacji. Z art. 100 ust. 7 ustawy o VAT wynika, że ww. informację należy składać do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu lub kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dokonanych transakcji.