Przepis § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie odliczania, zobowiązuje podatnika do złożenia naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących, które zamierza stosować do ewidencjonowania i miejscu (adresie) ich używania. Zawiadomienie to powinno być złożone przed obowiązującym terminem rozpoczęcia ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Jeśli podatnik zamierza stosować do ewidencjonowania jedną kasę, zawiadomienie może być dokonane na formularzu zgłoszenia o miejscu instalacji kasy (o którym piszemy w punkcie 2 niniejszego rozdziału), pod warunkiem, że zgłoszenie to zostanie złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

Praktyczny cel złożenia tego zawiadomienia związany jest z faktem, iż prawodawca zezwala podatnikowi na instalowanie kas w kilku etapach. Zgodnie bowiem z § 6 rozporządzenia w sprawie zwolnień, podatnicy są obowiązani rozpocząć ewidencjonowanie przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas, która została zgłoszona przez podatnika do naczelnika właściwego urzędu skarbowego do prowadzenia ewidencji we wszystkich miejscach prowadzenia sprzedaży, na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca podatnicy są obowiązani zastosować do ewidencjonowania kolejne kasy, w liczbie nie mniejszej niż liczba kas przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu ewidencjonowania wynikająca z dokonanego przez podatnika zgłoszenia. Właśnie z tego względu naczelnik urzędu skarbowego musi być poinformowany o ogólnej liczbie kas, jakie podatnik docelowo musi zainstalować, aby móc ocenić, czy wdrażanie kas odbywało się zgodnie z harmonogramem.

Złożenie zawiadomienia o liczbie kas jest ponadto jednym z warunków, których spełnienie pozwala podatnikowi na odliczenie 90% kwoty wydatkowanej na zakup kasy, nie więcej jednak niż 700 zł.

Rozporządzenie nie określa wzoru powyższego zawiadomienia, poza wymogiem dotyczącym formy pisemnej.

Poniżej przedstawiamy propozycję wzoru takiego zawiadomienia.

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 10, podatnicy rozpoczynający ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących mają obowiązek dokonać zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy. Z zapisu § 7 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych wynika, że zgłoszenie to powinno być dokonane w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy. Wzór zgłoszenia określony jest w załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia.

W tym samym terminie zgłoszenia takiego, na dokumencie określonym w załączniku nr 7 do rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, dokonuje podmiot wykonujący serwis kas.

Fiskalizacja kasy rejestrującej jest to jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończona wydrukiem dobowego raportu fiskalnego. Jest to jedna z czynności serwisowych, do której wykonania jest zobowiązany podatnik za pośrednictwem serwisanta. Po ufiskalnieniu kasy podatnik może dokonywać wyłącznie sprzedaży w trybie fiskalnym.

Na podstawie zgłoszenia o miejscu instalacji kasy rejestrującej, naczelnik urzędu skarbowego nadaje kasie numer ewidencyjny, który podatnik powinien w sposób trwały nanieść na obudowę kasy. Numer ewidencyjny kasy oraz książki kasy są identyczne i nie mogą być przypisane innym urządzeniom. Numer ewidencyjny nie ulega zmianie w przypadku zmiany właściwości naczelnika urzędu skarbowego (§ 13 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych).

Uwaga

W przypadku podatników, którzy zobowiązani są do stosowania więcej niż jednej kasy rejestrującej, zawiadomienie o miejscu instalacji kasy nie jest tożsame z informacją o liczbie stanowisk kasowych. Niezłożenie w wymaganym terminie jednego z powyższych zawiadomień skutkuje utratą prawa do odliczenia ulgi na zakup kasy. Jedynie podatnicy, którzy zamierzają stosować jedną kasę fiskalną mają prawo do złożenia tylko jednej informacji, czyli zawiadomienia o miejscu instalacji kasy, ale w tym przypadku musi być ono złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

Poniżej prezentujemy przykładowo wypełnione zgłoszenie podatnika o miejscu instalacji kasy.

Zgłoszenie podatnika o miejscu instalacji kasy rejestrującej

MIEJSCE INSTALACJI KAS REJESTRUJĄCYCH

Przedstawiona przykładowa informacja o miejscu instalacji kas rejestrujących wypełniona została na bazie danych ze wzoru pisma zawartego w pkt 1 niniejszego opracowania. Założono przy tym, że wszystkie trzy kasy zostały ufiskalnione równocześnie, w dniu 8 grudnia 2011 r., mimo iż zgodnie z przepisami podatnik mógł tę procedurę przeprowadzić w trzech różnych terminach. W stanie faktycznym przedstawionym w zawiadomieniu pierwsza kasa musiała być wprowadzona do użytkowania już z dniem 9 grudnia 2011 r., druga - z dniem 1 stycznia 2012 r., a ostatnia - 1 lutego 2012 r.

Pomimo, iż kasy rejestrujące z założenia służyć mają do ewidencjonowania obrotów i kwot podatku należnego VAT, to jednak w praktyce nie tylko czynni podatnicy VAT są obowiązani do ich stosowania. Limity obrotów, których przekroczenie zobowiązuje do instalacji kas rejestrujących dotyczą zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT.

Zgodnie z zapisem art. 111 ust. 5 ustawy o VAT, podatnik który rozpoczął ewidencjonowanie obrotu w obowiązujących terminach i wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub jest podatnikiem zwolnionym od podatku ze względu na wysokość osiągniętego obrotu, otrzymuje od urzędu skarbowego zwrot części kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, w terminie do 25. dnia od daty złożenia wniosku. Kwota zwrotu wynosi 90% ceny zakupu kasy (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Szczegółowe zasady dotyczące powyższego zwrotu określone są w § 4 ww. rozporządzenia w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących.

Wniosek o zwrot części kwoty wydatkowanej na zakup kasy powinien zawierać: imię i nazwisko lub nazwę firmy, dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, a w przypadku podatników świadczących usługi przewozów osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi - dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę.

Dodatkowo do wniosku należy dołączyć:

• dane określające imię i nazwisko lub nazwę podmiotu prowadzącego serwis kas, który dokonał fiskalizacji kasy;
   
• oryginał faktury potwierdzającej zakup kasy wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę;
   
• informację o numerze rachunku bankowego lub rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, na który należy dokonać zwrotu;
   
• fotokopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji taksometru współpracującego z kasą o przeznaczeniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą - w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi.

Poniżej przedstawiamy przykład wniosku o zwrot części kwoty wydatkowanej na zakup kasy: