Czynności, które wykonywane są w ramach działalności gospodarczej prowadzonej przez podatników VAT muszą zostać udokumentowane w sposób określony w przepisach dotyczących rozliczania podatku VAT, czyli w ustawie o VAT i rozporządzeniach wykonawczych. Generalna zasada dotycząca dokumentowania transakcji opodatkowanych podatkiem VAT wyrażona została w przepisie art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy mają obowiązek wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Z kolei przepis § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur określa jakie dane powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura VAT. W rozporządzeniu tym odnajdujemy również unormowania dotyczące terminu, w jakim podatnik ma obowiązek wystawić fakturę VAT. Zgodnie z § 9 tego rozporządzenia, fakturę wystawia się - co do zasady - nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru czy wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12. Jeżeli podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.

W przypadku gdy nabywcą towaru jest podatnik VAT, wystawienie faktury dokumentującej dokonaną transakcję jest obligatoryjne. Inaczej natomiast jest wówczas, gdy nabywcą towaru czy usługi jest osoba fizyczna niebędąca podatnikiem VAT. W takim przypadku podatnik nie ma obowiązku dokumentowania transakcji fakturą VAT. Jednak na żądanie nabywcy powinien taką fakturę wystawić.

W praktyce zdarzają się przypadki, w których nabywcy (zarówno osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, jak i podatnicy VAT), zwracają się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury VAT po upływie siedmiu dni od dnia dokonania dostawy.

Przepisy ustawy o VAT nie regulują wprost takiego zagadnienia. Nie wiadomo zatem w jakim terminie nabywca (w szczególności gdy jest to podmiot nieprowadzący działalności gospodarczej, a więc gdy wystawienie faktury w ciągu siedmiu dni nie jest obligatoryjne) może domagać się od sprzedawcy wystawienia faktury. Uregulowanie tej kwestii znaleźć można w art. 87 § 1, § 3 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.), dotyczącym wystawiania rachunków. Z przepisu tego wynika, że jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Jeżeli żądanie takie miało miejsce przed wydaniem towaru czy wykonaniem usługi, podatnik musi wystawić rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wydania towaru czy wykonania usługi.

Jeżeli natomiast żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania. Podatnik - na podstawie art. 87 § 4 Ordynacji podatkowej - nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Zdaniem redakcji niezależnie od tego kto jest nabywcą towaru bądź usługi, możliwe jest wystawienie faktury VAT w ciągu 3 miesięcy od dnia wydania towaru czy wykonania usługi.

Nie można bowiem stwierdzić, iż faktura wystawiona bez zachowania terminu określonego w § 9 rozporządzenia w sprawie faktur (czyli 7 dni od wydania towaru czy wykonania usługi), jest dokumentem nieważnym z mocy prawa, czy też nieprawidłowo wystawionym. Odzwierciedla ona faktycznie dokonaną sprzedaż i nie ma przeszkód prawnych do jej wystawienia.

Kwestia późniejszego wystawienia faktury VAT pozostaje bez wpływu na moment powstania obowiązku podatkowego. Obowiązek ten powstaje - co do zasady - z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli fakt ten powinien być potwierdzony fakturą, wówczas obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, jednak nie później niż w siódmym dniu od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

W związku z tym późniejsze wystawienie faktury nie powoduje powstania nowego obowiązku podatkowego w VAT. Wystawienie takiego dokumentu pozostaje bez wpływu na rozliczenie podatkowe sprzedawcy.

Warto również podkreślić, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby sprzedawca wystawił fakturę VAT na żądanie nabywcy zgłoszone po upływie 3 miesięcy od wydania towaru czy wykonania usługi. W takim przypadku sprzedawca nie ma już obowiązku wystawienia tego dokumentu, jednak żaden z obowiązujących przepisów mu tego nie zabrania. Jest to więc wyłącznie przejaw jego dobrej woli i wystawienie faktury w tym momencie nie wywołuje skutków podatkowych.