Obowiązek określenia dla danego towaru lub usługi prawidłowej stawki VAT spoczywa zawsze na podatniku - dostawcy tego towaru czy usługi. To podatnik powinien zatem ustalić, czy sprzedawany przez niego towar, lub wykonywana usługa, mogą korzystać ze stawki obniżonej, bądź też zwolnienia z VAT.

Jeśli dany towar lub usługa nie są wymienione w przepisach szczególnych ustawy o VAT lub rozporządzenia - jako podlegające obniżonej stawce VAT lub zwolnieniu z VAT - to przy ich sprzedaży należy zastosować stawkę podstawową 23%.

Wszelkie wątpliwości dotyczące poprawności stosowanych stawek podatkowych powinny być rozstrzygane każdorazowo przez podatnika dokonującego sprzedaży. Działanie w dobrej wierze i sprzedaż towaru według stawki wynikającej z faktury zakupu, w sytuacji gdy producent błędnie sklasyfikował sprzedawany wyrób, nie jest okolicznością łagodzącą i może wywołać negatywne skutki podatkowe u wszystkich kolejnych sprzedawców tego wyrobu.

Jeżeli istnieje trudność w określeniu prawidłowej stawki VAT dla towaru (usługi) na podstawie obowiązujących przepisów, można skorzystać w tej sprawie z "pomocy" organów podatkowych, zwracając się z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych.

Zastosowanie błędnej stawki VAT przez dostawcę towaru czy usługi wywoła określone skutki w podatku VAT. Mogą one być jednak różne - w zależności od tego, czy doszło do zawyżenia, czy też do zaniżenia obowiązującej stawki podatku. W przypadku zawyżenia stawki VAT, towar lub usługa ostatecznie sprzedawana jest po wyższej cenie, natomiast zaniżenie stawki spowodować może w konsekwencji zaniżenie zobowiązania podatkowego, powstanie zaległości podatkowej i odsetek za zwłokę. Zaniżenie przez podatnika stawki VAT na dany towar (usługę) oznacza zatem spór z organem podatkowym dotyczący nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT.

Warto jednak pamiętać, że niedopuszczalne jest zarówno zawyżenie, jak i zaniżenie stawki VAT obowiązującej dla towaru czy usługi. Zawyżenie stawki VAT na fakturze zobowiązuje bowiem sprzedawcę do odprowadzenia podatku w większej wysokości, niż to wynika z przepisów. Zgodnie bowiem z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Jeżeli więc podatnik wystawił fakturę VAT ze stawką wyższą od stawki obowiązującej na dany towar lub usługę, wówczas niezależnie od tego, że podatek ten został zawyżony, to podatnik ma obowiązek odprowadzenia do budżetu podatku należnego w takiej wysokości, jaka wynika z wystawionej faktury VAT.

Problemem może być sytuacja, w której podatnik opodatkował według stawki 0% sprzedaż, która zgodnie z przepisami podlega zwolnieniu z VAT. Z pozoru taka pomyłka nie rodzi żadnych konsekwencji finansowych po stronie wystawcy faktur, ponieważ nie występuje tu podatek należny, a w związku z tym budżet nie ponosi z tego tytułu żadnych strat finansowych.

Należy jednak mieć na uwadze, że sprzedaż zwolniona z VAT nie uprawnia podatnika do odliczania podatku naliczonego związanego z tą sprzedażą. Jeżeli więc podatnik dokonywał zakupów towarów i usług związanych ze sprzedażą zwolnioną z VAT, którą błędnie opodatkował stawką 0%, i odliczył podatek VAT od tych zakupów - to taka sytuacja powoduje powstanie zaległości podatkowej za dany okres rozliczeniowy. W takim przypadku podatnik musi skorygować deklaracje VAT za okres, w którym nieprawidłowo dokumentował wykonywane czynności i w deklaracjach tych nie powinien być wykazany podatek naliczony do odliczenia.

Również wówczas, gdy poza czynnościami zwolnionymi, podatnik wykonywał czynności opodatkowane VAT, powinien zwrócić uwagę na te zakupy, które związane były z obydwoma rodzajami działalności i których nie można było jednoznacznie przypisać do żadnego z tych rodzajów. W takim przypadku przysługiwało mu bowiem tylko częściowe prawo do odliczenia podatku naliczonego, na podstawie art. 90 ustawy o VAT. Także i tutaj konieczne będą odpowiednie korekty podatku naliczonego podlegającego odliczeniu.

Sam fakt błędnego zafakturowania czynności (jako opodatkowanej stawką 0% zamiast zwolnionej z VAT) nie wywoła zatem u wystawcy skutków w postaci zobowiązania podatkowego z tytułu podatku należnego, natomiast jest niezwykle istotny dla prawidłowości rozliczeń podatku naliczonego.

 » Zawyżona stawka VAT

Aby skutecznie poprawić błąd polegający na zastosowaniu do danej sprzedaży zawyżonej stawki VAT, sprzedawca powinien przede wszystkim wystawić faktury korygujące do wszystkich błędnie wystawionych faktur VAT. Wystawione faktury korygujące przesłać należy do nabywcy, który zmniejszy na ich podstawie podatek naliczony w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał faktury korygujące (art. 86 ust. 10a).

W myśl art. 29 ust. 4a ustawy o VAT, w sytuacji gdy stwierdzono pomyłkę na fakturze pierwotnej, skutkującej zawyżeniem kwoty podatku należnego, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę. Jeżeli natomiast podatnik uzyska potwierdzenie otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, to będzie mógł uwzględnić korektę faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskał.

Należy podkreślić, że w sytuacji zastosowania na fakturze zawyżonej stawki VAT, sprzedawca nie ma prawa korygowania złożonych pierwotnie deklaracji. Jeżeli bowiem na pierwotnej fakturze wpisano zawyżoną stawkę VAT, to podatnik (wystawca faktury) był zobowiązany do odprowadzenia tego zawyżonego podatku, a nabywca miał prawo do jego odliczenia. Korekta rozliczenia dokonywana jest zatem w bieżąco składanej deklaracji.

» Zaniżona stawka VAT

Ustawa o VAT nie precyzuje zasad dotyczących przypadków, gdy podatnik jest zobowiązany do podwyższenia VAT. Logiczne jest jednak to, że w przypadku zaniżenia stawki VAT w fakturze pierwotnej, a co za tym idzie zaniżenia zobowiązania podatkowego, skorygowana faktura powinna być ujęta w deklaracji podatkowej za okres wystawienia faktury pierwotnej. Wówczas bowiem doszło do zaniżenia zobowiązania podatkowego i powstała zaległość podatkowa, którą należy uregulować wraz z odsetkami za zwłokę.

Jak już wspomniano, odpowiedzialność za poprawne wystawienie faktury VAT spoczywa na wystawcy tego dokumentu. To na nim ciąży obowiązek wpisania na fakturze wymaganych danych, w szczególności: daty dokonania sprzedaży, ceny jednostkowej bez podatku, podstawy opodatkowania, stawki i kwoty podatku oraz danych dotyczących podatnika i nabywcy. Nabywca nie jest obowiązany do weryfikacji stawki podatku VAT na otrzymanych fakturach. Może jedynie zwrócić się z prośbą do wystawcy o sprawdzenie jej poprawności, w przypadku wątpliwości.

Nabywca towaru czy usługi - co do zasady - nie ma możliwości korygowania błędnej faktury, poza sytuacjami, w których ma prawo do wystawienia noty korygującej. Zgodnie z § 15 rozporządzenia w sprawie faktur, jeśli nabywca otrzymał fakturę, która zawiera pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru i usługi, z wyjątkiem danych określonych w § 5 ust. 1 pkt 6-12, ma prawo wystawić notę korygującą. Warto podkreślić, że wśród wyjątków, których skorygowanie poprzez wystawienie noty korygującej jest niemożliwe, jest stawka i kwota podatku VAT. Nabywca nie posiada zatem uprawnienia do skorygowania stawki podatku VAT poprzez wystawienie noty korygującej.

Żaden z przepisów ustawy o VAT - w tym art. 88 ust. 3a ustawy o VAT - nie wymienia otrzymania faktury z zawyżoną stawką podatku VAT - jako przypadku pozbawiającego podatnika (nabywcę) do odliczenia podatku naliczonego. Dlatego też niezależnie od tego, że na fakturze zawyżona została stawka podatkowa - nabywca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w kwocie wykazanej na fakturze, jeśli tylko zakup związany był z działalnością opodatkowaną.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której wystawca opodatkowałby dostawę, co do zasady zwolnioną z VAT lub niepodlegającą opodatkowaniu. W takim bowiem przypadku wystawca musiałby odprowadzić VAT należny (art. 108 ust. 1 ustawy o VAT), natomiast nabywca nie miałby prawa do odliczenia tego podatku, bowiem zabrania tego art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT.