Od 1 stycznia 2015 r. dokumenty związane z poborem podatku dochodowego od osób fizycznych trzeba przesyłać do urzędów skarbowych drogą elektroniczną. Obowiązek ten obejmuje: deklaracje PIT-4R i PIT-8AR, informacje PIT-8C, PIT-11, PIT-R, IFT-1/IFT-1R, IFT-3/IFT-3R oraz roczne obliczenie podatku PIT-40, odnoszące się do dochodów uzyskanych od 1 stycznia 2014 r.
Odstępstwo od tej zasady przewidziano dla płatników podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podmiotów niepełniących funkcji płatnika w tym podatku, którzy są zobligowani do sporządzenia informacji o dochodach lub rocznego obliczenia podatku za dany rok podatkowy dla nie więcej niż pięciu podatników. Oni mogą złożyć PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C, PIT-11, PIT-R, IFT-1/IFT-1R oraz PIT-40 w formie pisemnej, chyba że zadanie to powierzą przedsiębiorcy wykonującemu działalność gospodarczą obejmującą prowadzenie ksiąg podatkowych, np. biuru rachunkowemu. Przedsiębiorcy ci mają obowiązek przekazywać drogą elektroniczną wymienione dokumenty składane w imieniu i na rzecz swoich klientów.
Możliwość wyboru formy pisemnej nie dotyczy IFT-3/IFT-3R. Formularz ten w każdym przypadku musi być złożony przez internet.
Dokumenty przesyła się drogą elektroniczną bezpłatnie za pośrednictwem systemu e-Deklaracje z Portalu Podatkowego (www.portalpodatkowy.mf.gov.pl - zakładka e-Deklaracje - sekcja Formularze). Dla podmiotów zobligowanych do złożenia większej liczby informacji i rocznych obliczeń podatku sporym udogodnieniem powinna być Uniwersalna Bramka Dokumentów (UBD). Umożliwia ona przesłanie w ramach jednej transmisji danych do 20 tys. dokumentów, opatrzenie ich jednym podpisem i pobranie jednego urzędowego poświadczenia odbioru (UPO). Zbiorczo można złożyć PIT-11, PIT-8C, PIT-R i PIT-40 (w UBD oznaczono je odpowiednio jako PIT-11Z, PIT-8CZ, PIT-RZ i PIT-40Z). Wysyłki można również dokonać bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego stosowanego przez płatnika. Wymaga to jednak posiadania odpowiednich aplikacji (modułów) dostarczonych przez producenta oprogramowania.
Wysyłka dokumentów drogą elektroniczną wymaga zachowania określonych formalności. Deklaracje, w tym dokumenty związane z poborem podatku dochodowego od osób fizycznych, składane przez osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Taki podpis jest przyporządkowany do konkretnej osoby (fizycznej). Charakteryzuje go takie powiązanie z danymi, do których został dołączony, że jakąkolwiek późniejszą zmianę tych danych można rozpoznać.
Bezpieczny e-podpis składa się przy użyciu specjalnego sprzętu i oprogramowania. Koszt podstawowego zestawu to jednorazowo wydatek około 300 zł (brutto). Trzeba ponadto cyklicznie ponosić wydatki związane z odnawianiem certyfikatu (certyfikat jest ważny rok lub dwa lata). Odpowiedni zestaw kupuje się w firmie świadczącej usługi certyfikacyjne. Wykaz tych podmiotów jest dostępny na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji (www.nccert.pl). Tym samym zestawem do składania bezpiecznego e-podpisu można podpisywać wszelkie dokumenty wymagające takiego uwierzytelniania - nie tylko deklaracje podatkowe, ale również umowy, faktury, dokumenty ubezpieczeniowe przekazywane do ZUS itp.
Dokumenty podatkowe składane przez internet w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej musi podpisać (bezpiecznym e-podpisem) uprawniona osoba. Może to być reprezentant ustawowy albo pełnomocnik. Reprezentant ustawowy, np. prezes zarządu spółki z o.o., ma prawo z mocy prawa występować w imieniu danego podmiotu. Pełnomocnikiem można natomiast ustanowić każdą osobę fizyczną posiadającą pełną zdolność do czynności prawnych. Taką zdolność mają osoby pełnoletnie i nieubezwłasnowolnione. Pełnomocnikiem może zostać pracownik danego podmiotu, np. księgowy lub osoba z zewnątrz, np. właściciel biura rachunkowego.
Osobę uprawnioną do podpisywania dokumentów przekazywanych drogą elektroniczną - zarówno reprezentanta ustawowego, jak i pełnomocnika - trzeba zgłosić poprzez złożenie UPL-1 (formularza stanowiącego pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej). Nie ma przeciwwskazań, aby takie upoważnienie wystawić kilku osobom, np. wszystkim członkom zarządu spółki z o.o., posiadającym bezpieczne e-podpisy.
UPL-1 należy sporządzić w formie pisemnej, a następnie złożyć w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników. Zasady ustalania właściwości miejscowej urzędów skarbowych określa art. 4 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2012 r. poz. 1314 ze zm.). Urzędem skarbowym właściwym w sprawach ewidencyjnych jest dla:
1) podatników podatku od towarów i usług, niekorzystających ze zwolnienia od tego podatku - naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach podatku od towarów i usług,
2) jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, korzystających ze zwolnienia od podatku od towarów i usług - naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na siedzibę jednostki lub miejsce wykonywania działalności,
3) pozostałych podatników będących podatnikami podatku dochodowego - naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach tego podatku,
4) pozostałych podatników niebędących podatnikami podatku dochodowego - naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę podatnika, a jeżeli podatnik nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Polsce - naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście,
5) dla płatników podatków oraz płatników składek ubezpieczeniowych, niebędących jednocześnie podatnikami, o których mowa w pkt 1-4 - naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę płatnika; a w pozostałych przypadkach - naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście.
UPL-1 stanowi podstawę zamieszczenia w systemie e-Deklaracje danych osoby uprawnionej do podpisywania dokumentów w imieniu określonego podmiotu. Formularz ten trzeba więc złożyć przed przekazaniem pierwszego dokumentu z jej podpisem. Urzędnicy wprowadzają dane do systemu zazwyczaj w ciągu jednego lub dwóch dni od otrzymania UPL-1. Zaleca się jednak dostarczenie tego formularza z kilkudniowym wyprzedzeniem. Raz złożone pełnomocnictwo uprawnia wskazaną w nim osobę do podpisywania wszystkich deklaracji, zeznań, informacji i podań przesyłanych za pośrednictwem systemu e-Deklaracje - bez względu na właściwość urzędu skarbowego, do którego są one przekazywane. Formularza UPL-1 nie trzeba składać w każdym urzędzie skarbowym, do którego dany podmiot przesyła dokumenty podatkowe.
Pełnomocnictwo jest ważne przez cały okres, na jaki zostało ustanowione, lub do odwołania. Zawiadomienie o odwołaniu pełnomocnictwa - podobnie jak samo pełnomocnictwo - trzeba złożyć na specjalnym druku. Jest to formularz oznaczony symbolem OPL-1. Składa się go w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników.
 |
Druki UPL-1 i OPL-1 dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl w zakładce Ordynacja podatkowa |
Dokumenty związane z poborem podatku dochodowego od osób fizycznych, składane przez internet przez płatników będących osobami fizycznymi, zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym na dzień oddania do druku niniejszego numeru czasopisma, również muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Osoby te mogą ustanowić pełnomocnika do podpisywania deklaracji, informacji i rocznych obliczeń podatku. Stosuje się w takim przypadku opisane wcześniej wymogi i procedury. Pełnomocnik musi więc mieć pełną zdolność do czynności prawnych, posiadać przypisany sobie bezpieczny e-podpis oraz legitymować się upoważnieniem złożonym na formularzu UPL-1.
Docelowo osoby fizyczne mają mieć możliwość "podpisywania" dokumentów PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C, PIT-11, IFT-1/IFT-1R, IFT-3/IFT-3R i PIT-40, przesyłanych przez internet, tzw. danymi autoryzującymi. Polega to na podaniu kilku indywidualnych informacji danej osoby, tj. identyfikatora podatkowego, pierwszego imienia, nazwiska, daty urodzenia oraz odpowiedniej kwoty przychodu. Kwota przychodu służąca do autoryzacji to przychód z zeznania (PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39) lub rocznego obliczenia podatku (PIT-40, PIT-40A) za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok przesyłania dokumentu. Dokumenty przekazywane w 2015 r. należy więc uwierzytelniać kwotą z jednego - dowolnie wybranego - zeznania podatkowego lub rocznego obliczenia podatku za 2013 r. Jeżeli żaden z nich nie był składany, wpisuje się 0 (zero).
Wprowadzenie możliwości "podpisywania" wymienionych dokumentów związanych z poborem podatku dochodowego od osób fizycznych danymi autoryzującymi wymaga zmiany prawa. Resort finansów przygotował projekt rozporządzenia nowelizującego rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2012 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. poz. 1537 ze zm.). Na dzień oddania do druku niniejszego numeru czasopisma nie zostało ono jednak podpisane.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
