Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  Podatek dochodowy  »   Prywatny samochód używany do celów służbowych a ewidencja przebiegu ...
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Prywatny samochód używany do celów służbowych a ewidencja przebiegu pojazdu

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 32 (859) z dnia 10.11.2014

Jak prawidłowo dokumentować koszty rozliczane w ramach prowadzonej przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu? Czy podatnikowi przysługuje odliczenie podatku VAT od zakupu części i usług związanych z samochodem, dla którego prowadzona jest ewidencja w 50%? Jak sytuacja wygląda w spółce cywilnej, będącej podatnikiem podatku VAT, gdy tylko jeden ze wspólników prowadzi taką ewidencję? Czy koszty użytkowania samochodu stanowią koszt uzyskania przychodu dla innych wspólników? Kto powinien widnieć jako nabywca na fakturach zakupu w takim przypadku?

Przepisy podatkowe zobowiązują do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, odrębnie na potrzeby ustawy o VAT oraz odrębnie ustawy o PDOF.

Ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86a ustawy o VAT, związana jest z używaniem samochodów innych niż samochody w pełni ciężarowe (o dopuszczalnej masie całkowitej większej niż 3,5 tony) oraz autobusy, które są przez podatnika traktowane jako samochody związane z działalnością. Wówczas to - dla potwierdzenia tego faktu i uzyskania pełnego odliczenia VAT - podatnik powinien zgłosić samochody do urzędu skarbowego na druku VAT-26 i prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Aktywne druki i formularze
Wzór informacji VAT-26
dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl
w dziale Podatek VAT

Natomiast ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w przepisach ustawy o PDOF, to ewidencja (zawierająca inne dane niż ewidencja z ustawy o VAT) prowadzona w związku z używaniem w działalności gospodarczej samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych.

Z pytania wynika, że chodzi przede wszystkim o rozliczanie kosztów uzyskania przychodów, stąd też bardziej skupić się tu należy na ewidencji, o której mowa w przepisach ustawy o PDOF. Zakładamy jednocześnie, że zagadnienie dotyczy używania samochodu osobowego, dla którego podatnik nie złożył informacji VAT-26 w urzędzie skarbowym.

Przepis art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PDOF stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Natomiast przepis art. 23 ust. 5 ustawy o PDOF zastrzega, że przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o PDOF, ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Tak więc należałoby zaprowadzić w spółce ewidencję zawierającą wskazane w przepisie dane. Może ona mieć postać tabelaryczną. Kiedyś obowiązywał wzór tej ewidencji wprowadzony rozporządzeniem Ministra Finansów; teraz takiego wzoru już nie ma, niemniej jednak duża część podatników prowadzi ewidencję właśnie według takiego wzoru.

Jeśli samochód używany jest przez wspólników na potrzeby działalności gospodarczej prowadzonej w spółce na podstawie umowy, to wówczas faktury mogą być wystawiane na spółkę. To - poza wszystkim innym - umożliwi odliczenie podatku naliczonego (jego części - 50% w ramach limitu). Jest to także uzasadnione faktem, że samochód jest używany na potrzeby działalności gospodarczej prowadzonej w formie spółki cywilnej.

W takim przypadku wydatki związane z używaniem tego samochodu do wysokości wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu będą stanowiły koszty uzyskania przychodów, które powinny być rozliczane pomiędzy poszczególnych wspólników, stosownie do umowy spółki. Ewidencja będzie prowadzona tylko przez tego wspólnika, który samochodu używa, ale będzie to ewidencja prowadzona w spółce (co nie znaczy, że przez spółkę).

Natomiast niezależnie od prowadzenia tej ewidencji spółka (przy założeniu, że to na nią właśnie wystawiane będą faktury) będzie mogła odliczać 50% podatku od nabycia - innych niż paliwa towarów i usług związanych z używaniem lub eksploatacją tego samochodu.

Warunkiem odliczenia jest tutaj związek pomiędzy zakupami a używaniem samochodu na potrzeby działalności. Zakupy na potrzeby tylko i wyłącznie prywatne nie pozwalają na odliczenie podatku w ogóle. Z drugiej wszak strony - nie trzeba prowadzić ewidencji dla odliczenia podatku.

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Podatek dochodowy - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.