Jak prawidłowo dokumentować koszty rozliczane w ramach prowadzonej przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu? Czy podatnikowi przysługuje odliczenie podatku VAT od zakupu części i usług związanych z samochodem, dla którego prowadzona jest ewidencja w 50%? Jak sytuacja wygląda w spółce cywilnej, będącej podatnikiem podatku VAT, gdy tylko jeden ze wspólników prowadzi taką ewidencję? Czy koszty użytkowania samochodu stanowią koszt uzyskania przychodu dla innych wspólników? Kto powinien widnieć jako nabywca na fakturach zakupu w takim przypadku?
Przepisy podatkowe zobowiązują do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, odrębnie na potrzeby ustawy o VAT oraz odrębnie ustawy o PDOF.
Ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86a ustawy o VAT, związana jest z używaniem samochodów innych niż samochody w pełni ciężarowe (o dopuszczalnej masie całkowitej większej niż 3,5 tony) oraz autobusy, które są przez podatnika traktowane jako samochody związane z działalnością. Wówczas to - dla potwierdzenia tego faktu i uzyskania pełnego odliczenia VAT - podatnik powinien zgłosić samochody do urzędu skarbowego na druku VAT-26 i prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
|
Wzór informacji VAT-26 dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl w dziale Podatek VAT |
Natomiast ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w przepisach ustawy o PDOF, to ewidencja (zawierająca inne dane niż ewidencja z ustawy o VAT) prowadzona w związku z używaniem w działalności gospodarczej samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych.
Z pytania wynika, że chodzi przede wszystkim o rozliczanie kosztów uzyskania przychodów, stąd też bardziej skupić się tu należy na ewidencji, o której mowa w przepisach ustawy o PDOF. Zakładamy jednocześnie, że zagadnienie dotyczy używania samochodu osobowego, dla którego podatnik nie złożył informacji VAT-26 w urzędzie skarbowym.
Przepis art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PDOF stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Natomiast przepis art. 23 ust. 5 ustawy o PDOF zastrzega, że przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
Zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o PDOF, ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Tak więc należałoby zaprowadzić w spółce ewidencję zawierającą wskazane w przepisie dane. Może ona mieć postać tabelaryczną. Kiedyś obowiązywał wzór tej ewidencji wprowadzony rozporządzeniem Ministra Finansów; teraz takiego wzoru już nie ma, niemniej jednak duża część podatników prowadzi ewidencję właśnie według takiego wzoru.
Jeśli samochód używany jest przez wspólników na potrzeby działalności gospodarczej prowadzonej w spółce na podstawie umowy, to wówczas faktury mogą być wystawiane na spółkę. To - poza wszystkim innym - umożliwi odliczenie podatku naliczonego (jego części - 50% w ramach limitu). Jest to także uzasadnione faktem, że samochód jest używany na potrzeby działalności gospodarczej prowadzonej w formie spółki cywilnej.
W takim przypadku wydatki związane z używaniem tego samochodu do wysokości wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu będą stanowiły koszty uzyskania przychodów, które powinny być rozliczane pomiędzy poszczególnych wspólników, stosownie do umowy spółki. Ewidencja będzie prowadzona tylko przez tego wspólnika, który samochodu używa, ale będzie to ewidencja prowadzona w spółce (co nie znaczy, że przez spółkę).
Natomiast niezależnie od prowadzenia tej ewidencji spółka (przy założeniu, że to na nią właśnie wystawiane będą faktury) będzie mogła odliczać 50% podatku od nabycia - innych niż paliwa towarów i usług związanych z używaniem lub eksploatacją tego samochodu.
Warunkiem odliczenia jest tutaj związek pomiędzy zakupami a używaniem samochodu na potrzeby działalności. Zakupy na potrzeby tylko i wyłącznie prywatne nie pozwalają na odliczenie podatku w ogóle. Z drugiej wszak strony - nie trzeba prowadzić ewidencji dla odliczenia podatku.
|