Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  Podatek dochodowy  »   Wydatki na wynajem autokaru w celu dowozu pracowników do pracy (i z pracy)
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Wydatki na wynajem autokaru w celu dowozu pracowników do pracy (i z pracy)

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 26 (853) z dnia 10.09.2014

W praktyce może mieć miejsce sytuacja, w której firma wynajmuje autokar, celem zapewnienia pracownikom dowozu do pracy i z pracy. Wymaga to odpowiedniego rozliczenia dla celów podatkowych.

1. Przychody pracowników

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot "w szczególności" oznacza, że powyższe kategorie przychodów zostały wymienione jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

W myśl przepisu art. 11 ust. 2 ustawy o PDOF, wartość pieniężną świadczeń w naturze określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Zgodnie natomiast z przepisem art. 11 ust. 2a pkt 2 ustawy o PDOF, wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się, jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu. Oznacza to, iż w przypadku zakupionych przez pracodawcę usług transportu pracowniczego - wartość pieniężną tych świadczeń dla celów podatkowych należałoby ustalić według ceny ich zakupu.

Powstają jednak wątpliwości, jak postąpić w sytuacji, gdy dowóz opłacany jest w sposób ryczałtowy, niezależnie od ilości przewożonych osób i nie wiadomo, kto i ile razy z takiego dowozu skorzystał (nie jest prowadzona żadna ewidencja pozwalająca na ustalenie tych osób). Zwróćmy uwagę na wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13 (wyrok ten opisywaliśmy w Biuletynie Informacyjnym nr 21 z 20.07.2014 r., w artykule pt. "Trybunał Konstytucyjny o nieodpłatnych świadczeniach pracowniczych"). Przypomnijmy, że TK uznał, że nieodpłatnymi świadczeniami są wyłącznie przysporzenia majątkowe o indywidualnie określonej wartości, otrzymane przez pracownika. Dopiero wtedy po stronie zatrudnionego powstaje przychód, który podlega opodatkowaniu. Zdaniem Trybunału to, czy pracownik uzyskał przychód, zależy natomiast od tego, czy skorzystał ze świadczenia oferowanego przez pracodawcę w pełni dobrowolnie i czy leżało to w jego interesie; gdyby świadczenia ze strony pracodawcy nie było, to pracownik musiałby sam ponieść wydatek.

W konsekwencji Trybunał uznał, że przychodem pracownika mogą być tylko świadczenia, które:

  • zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie);
     
  • zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i
     
  • przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść, a korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich).

Mając na uwadze powyższe, w naszej opinii nie można mieć wątpliwości, iż w opisanej sytuacji nie powstanie dla pracowników przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń.

Takie stanowisko potwierdzają również wyroki sądów administracyjnych, np. wyrok NSA z 9 października 2013 r., sygn. akt II FSK 2844/11, w którym sąd orzekł:

"(…) trzeba podkreślić brak jakiegokolwiek uzasadnienia dla (…) tezy, w myśl której "W przypadku świadczenia dowozu do pracy pracownik otrzymuje świadczenie przez samą możliwość skorzystania z oferowanego przez pracodawcę dowozu do pracy, natomiast to, czy pracownik to świadczenie zrealizuje, nie ma znaczenia; skutki podatkowe dotyczą otrzymania świadczenia, a nie jego realizacji" (…). Skoro ustawodawca rozróżnia w art. 11 ust. 1 u.p.d.o.f. dwa znaczenia słów "otrzymać" i "postawić do dyspozycji", oznacza to, że zwrot "otrzymać" nie może być rozumiany jako "postawić do dyspozycji". Nie można więc zwrotów tych utożsamiać, gdyż zbędne okazałoby się ich rozróżnienie w ustawie podatkowej. W konsekwencji w odniesieniu do świadczeń w naturze (innych nieodpłatnych świadczeń) przychód podatkowy powstaje wówczas, gdy nie są one tylko postawione do dyspozycji podatnika, lecz zostały przez niego otrzymane". Zdaniem Sądu, ustawowy zwrot "otrzymane" dotyczy zarówno samego faktu uzyskania świadczenia, jak i jego wielkości. (…) otrzymać świadczenie to tyle, co uzyskać je w sensie fizycznym. (…)"

Należy wspomnieć, że odmienny pogląd prezentują w omawianej kwestii organy podatkowe, czego przykładem może być np. interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 października 2013 r., nr IPPB2/415-551/13-4/MK1. W interpretacji tej organ podatkowy uznał, że przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia otrzymuje każdy pracownik, któremu pracodawca zapewnia bezpłatny dojazd z miejsca zatrudnienia do miejsca zamieszkania. O powstaniu tego przychodu nie decyduje bowiem, ile razy pracownik faktycznie skorzysta z przewozu zorganizowanego przez zakład pracy (np. w ramach umowy z przewoźnikiem), ale sam fakt otrzymania od pracodawcy świadczenia w postaci możliwości korzystania z danej usługi (np. wykupionej u przewoźnika). W konsekwencji - zdaniem organu podatkowego - pracodawca (jako płatnik) będzie miał obowiązek wartość ww. świadczenia doliczyć do wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy.

Jeśli pracodawca otrzyma interpretację indywidualną odzwierciedlającą ww. stanowisko organu podatkowego i skieruje sprawę do sądu, to można się spodziewać, że sprawę tę wygra.

Przypominamy, że ustawa o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej (druk sejmowy nr 2606) zakłada wprowadzenie zwolnienia z podatku dochodowego dla świadczeń otrzymanych przez pracownika z tytułu organizowanego przez pracodawcę dowozu pracowników autobusem. Wprowadzenie tego zwolnienia powinno definitywnie zakończyć spory o ustalanie przychodu z ww. tytułu.


2. Wydatki na autokar jako koszt uzyskania przychodu u pracodawcy

Kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, winien spełniać łącznie następujące warunki:

  • musi pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
     
  • nie może znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PDOF i art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP,
     
  • musi być właściwie udokumentowany.

Ponoszone przez pracodawcę wydatki na dowozy pracowników do pracy (i z powrotem) nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie ww. przepisów. Zatem zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów będzie możliwe, gdy wydatki te będą wykazywały związek (także pośredni) z przychodami pracodawcy. Powodów zapewnienia pracownikom ww. transportu (tu: wynajętym do tego celu autokarem) może być wiele. Przykładowo pracodawca może zapewniać pracownikom ww. transport w celu pozyskania lub utrzymania wykwalifikowanej kadry pracowników np. produkcyjnych, którzy mogliby mieć problem z dostaniem się do miejsca pracy. Poniesienie wydatków na taki transport wykazuje związek z przychodami pracodawcy, a w konsekwencji - wydatki te mogą zostać przez niego zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Podobne stanowisko w omawianej kwestii zajmują organy podatkowe, czego potwierdzeniem jest np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 marca 2012 r., nr IPPB3/423-1099/11-2/KK, w której czytamy:

"(…) Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka w związku z przeniesieniem siedziby z W. do P. zorganizowała bezpłatny transport pracowników z umówionego miejsca w W. do nowej siedziby Spółki. W tym celu zawarła z przewoźnikiem umowę na usługi transportowe. Wynagrodzenie przewoźnika ustalone jest ryczałtowo bez względu na liczbę faktycznie przewożonych osób. Zorganizowanie takiego transportu Spółka uzasadnia znaczną odległością, brakiem dogodnych połączeń środkami komunikacji publicznej oraz chęcią zatrzymania fachowych pracowników w zakładzie.

Wydatki poniesione na bezpłatny transport pracowników do nowego miejsca pracy służą utrzymaniu źródła przychodów.

W świetle powyższego wydatki ponoszone na bezpłatny transport pracowników do nowego miejsca pracy będą stanowić koszty uzyskania przychodów (…)."


3. Dowóz pracownika na gruncie ustawy o VAT

Na gruncie podatku VAT, zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega m.in. odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Ponadto, za czynności zrównane z odpłatnym świadczeniem usług uznaje się również niektóre usługi nieodpłatne, jeżeli nie mają one związku z działalnością gospodarczą podatnika (por. art. 8 ust. 2 ustawy o VAT).

Pracodawca generalnie nie jest zobowiązany do organizowania (i ponoszenia kosztów) dojazdu pracowników do pracy. Jeżeli jednak zapewnia taki dojazd, to zazwyczaj przyjmuje się, że zaspokaja on cele osobiste pracowników. To z kolei wiązałoby się z koniecznością wykazania VAT należnego od zorganizowania ww. dowozu (jak od nieodpłatnie świadczonej usługi na cele osobiste pracowników).

W praktyce jednak najczęściej zapewniając dojazd pracownikom do pracy pracodawca zaspokaja głównie potrzeby firmowe. Tak będzie wówczas, gdy np. dojazd pracowników do pracy jest utrudniony lub wręcz niemożliwy (np. ze względu na położenie zakładu pracy i brak połączenia komunikacyjnego, czy godziny pracy). Wprawdzie również w tym przypadku pracownicy uzyskują korzyści w związku z możliwością korzystania z bezpłatnego dowozu do pracy, ale mają one znaczenie drugorzędne w stosunku do korzyści pracodawcy (korzyści gospodarczych). W takich okolicznościach nie powinno być konieczności wykazania VAT należnego od takiego świadczenia - ma ono bowiem związek z działalnością gospodarczą podatnika (pracodawcy). Gdyby bowiem takiego dowozu pracodawca nie zorganizował, pracownicy w ogóle nie mieliby możliwości świadczenia pracy, a byt firmy mógłby być zagrożony. Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektorów Izb Skarbowych, np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 29 listopada 2013 r., nr ITPP1/443-887b/13/IK, czy Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 8 listopada 2012 r., nr ILPP2/443-843/12-4/AK.


4. Ewidencja księgowa

Wydatki na zapewnienie pracownikom dojazdów do pracy (i z powrotem) należą do kosztów działalności operacyjnej jednostki - pracodawcy, gdyż wiążą się bezpośrednio z działalnością operacyjną.

Wydatki związane z wynajmem autokaru, na potrzeby ww. przewozu, mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych pracodawcy w następujący sposób:

1. Faktura za wynajem autokaru:
   a) wartość netto:
      - Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu";
   b) kwota VAT naliczonego (jeśli podlega on odliczeniu):
      - Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie";
   c) wartość brutto faktury:
      - Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".
2. Zarachowanie wydatku do kosztów działalności operacyjnej:
      - Wn konto 40-2 "Usługi obce",
      - Ma konto 30,
   i równolegle:
      - Wn odpowiednie konto zespołu 5,
      - Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".
3. Z kolei zapłata za ww. fakturę może zostać zaksięgowana (WB):
      - Wn konto 21,
      - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Podatek dochodowy - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.