Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, którzy zatrudniają pracowników, są zobowiązani zorganizować dla nich stanowiska pracy. Wymaga to w szczególności wyposażenia stanowisk pracy w odpowiedni sprzęt i narzędzia. Zgodnie z ogólnymi wymogami określonymi w Kodeksie pracy, maszyny i inne urządzenia techniczne, a także narzędzia pracy stanowiące wyposażenie stanowiska pracy, muszą zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz spełniać wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach (art. 215-218 K.p.). Oznacza to, że oprócz wydatków na wyposażenie stanowiska pracy w odpowiedni sprzęt oraz narzędzia, pracodawca ponosi dodatkowo koszty przeprowadzanych napraw i konserwacji używanego sprzętu i narzędzi, tak aby korzystanie z nich nie stwarzało zagrożenia dla życia i zdrowia pracowników.
Ponadto, w świetle przepisów prawa pracy, zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków pracy wymaga spełnienia także szeregu innych wymogów oraz przyznania świadczeń. Do podstawowych obowiązków każdego pracodawcy zatrudniającego nowych pracowników należy zapewnienie im m.in. badań wstępnych oraz szkolenia w zakresie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Pracodawcę obowiązuje bowiem zakaz dopuszczenia do pracy osób bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (art. 229 § 4 K.p.) oraz nieposiadających wymaganych kwalifikacji lub umiejętności potrzebnych do jej wykonywania, a także dostatecznej znajomości przepisów i zasad BHP (art. 2373 § 1 K.p.).
W zależności od rodzaju i charakteru pracy powierzonej pracownikom, stworzenie odpowiednich warunków pracy może oznaczać obowiązek pracodawcy do zapewnienia im:
Przykładem innych świadczeń jest obowiązek zapewnienia pracownikom posiłków i napojów. Świadczenia tego rodzaju, w myśl art. 232 K.p., pracodawca musi zapewnić osobom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, gdy jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.
Wymienione świadczenia stanowią zaledwie przykład licznych obowiązków z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, które na pracodawców nakładają przepisy prawa pracy.
Koszty ponoszone w ramach prowadzonej działalności wpływają na wysokość obciążeń podatkowych. Rozliczenie tych kosztów wymaga jednak dokonania uprzedniej oceny, które z nich mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów w świetle art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop. Powołane przepisy stanowią, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych odpowiednio w art. 23 updof lub art. 16 ust. 1 updop.
Do kosztów podatkowych zalicza się zarówno koszty służące bezpośrednio osiąganiu przychodów, jak też koszty tzw. pośrednie, których poniesienie wiąże się z ogólną działalnością firmy lub jest uzasadnione zachowaniem bądź zabezpieczeniem źródła przychodów.
Rozliczając koszty ponoszone w ramach działalności gospodarczej, należy zawsze uwzględniać ograniczenia wynikające z przepisów podatkowych, w szczególności określających koszty nieuznane za koszty uzyskania przychodów.
Świadczenia na rzecz nowozatrudnionych osób
Koszty tzw. pracownicze wiążą się zasadniczo z ogólnym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa i osiąganymi przychodami. Ich ponoszenie ma z reguły normatywny charakter.
Odwołując się do wspomnianych obowiązków na rzecz pracowników, należy podkreślić, że zgodnie z przepisami prawa pracy pracodawca zobligowany jest:
W określonych prawem sytuacjach, w miejsce świadczenia rzeczowego pracodawca może wypłacać pracownikom ekwiwalenty pieniężne. Tak jest np. w przypadku stanowisk pracy, na których dopuszcza się stosowanie przez pracowników własnej odzieży i obuwia roboczego spełniającego wymogi BHP lub gdy pracownicy sami piorą odzież roboczą, bo pracodawca nie może zapewnić im tego świadczenia.
Zwróć uwagę! Koszty pracodawcy związane z realizacją obowiązkowych świadczeń rzeczowych na rzecz pracowników lub wypłacane w zamian tych świadczeń ekwiwalenty (przewidziane przepisami prawa pracy), stanowią koszty uzyskania przychodów, które są uwzględniane w rachunku podatkowym w momencie ich poniesienia. |
Koszty wyposażenia stanowiska pracy
Rozpatrując kwestię rozliczenia kosztów wyposażenia stanowiska pracy w wymagany sprzęt, narzędzia czy urządzenia, możemy spotkać się z sytuacją, gdy pracodawca przeznacza na ich nabycie środki własne, pochodzące z pomocy finansowej udzielanej w formie dotacji, refundacji itp., czy też korzysta ze składników majątku należących do pracownika (najczęściej dotyczy to samochodów).
Składniki majątku nabyte z własnych środków
Rozliczanie kosztów poniesionych na wyposażenie stanowiska pracy uzależnione jest od tego, czy od wartości składników majątku stanowiących wyposażenie stanowiska pracy będą dokonywane odpisy amortyzacyjne.
Amortyzacji podlegają środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, czyli składniki majątku, które spełniają wymogi określone w art. 22a updof oraz odpowiednio w art. 16a updop.
Nakłady poniesione na środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne są zaliczane w ciężar kosztów podatkowych w postaci odpisów amortyzacyjnych dokonywanych od ich wartości początkowej w sposób zgodny z przepisami regulującymi kwestię amortyzacji podatkowej (art. 22 ust. 8 updof lub art. 15 ust. 6 updop). Natomiast koszty poniesione na nabycie (wytworzenie) składników wyposażenia niezaliczonych do środków trwałych odnosi się bezpośrednio do kosztów podatkowych.
W przypadku gdy podatnik przeznaczy własne środki pieniężne na nabycie lub wytworzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także na składniki niezaliczone do tej kategorii, odpowiednio odpisy amortyzacyjne oraz koszty nabycia będą, co do zasady, kosztami uzyskania przychodu w pełnej wysokości.
Składniki majątku nabyte ze środków pomocy finansowej
Na podstawie odrębnych przepisów podatnicy, którzy organizują miejsca pracy dla osób bezrobotnych czy niepełnosprawnych mogą otrzymać zwrot (refundację) części wydatków poniesionych na wyposażenie lub doposażenie tworzonych stanowisk pracy. Jako przykład można podać uregulowania zawarte w art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.).
Na podstawie tego przepisu, pracodawca, który przez okres co najmniej 36 miesięcy zatrudni osoby niepełnosprawne, może otrzymać, na wniosek, ze środków PFRON zwrot kosztów adaptacji pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych, w szczególności poniesionych w związku z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy dla tych osób, stosownie do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności.
W myśl art. 23 ust. 1 pkt 45 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 48 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywanych, według zasad określonych w przepisach obu ustaw o podatku dochodowym, od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie tych środków lub wartości, odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie. W związku z tym nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od tej części wartości wymienionych składników majątku, która została sfinansowana ze środków PFRON.
Korzystanie ze składników majątku pracownika
Do najczęstszych przypadków wykorzystywania w firmie składników majątku należących do pracownika zalicza się używanie przez niego prywatnego samochodu w celu odbywania podróży służbowych czy jazd lokalnych. Ponoszone z tego tytułu wydatki mogą być w firmie zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w wysokości i na zasadach określonych w art. 23 ust. 1 pkt 36 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 updop.
I tak, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego samochodu na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej, do wysokości iloczynu liczby kilometrów przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu, pod warunkiem, że:
Maksymalne stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, przyjmowane do wyliczenia limitu omawianych kosztów, określa § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Stawki te wynoszą:
Natomiast jeżeli pracownik wykorzystuje samochód w jazdach lokalnych, to pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wypłacane temu pracownikowi kwoty do wysokości:
Zwróć uwagę! Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych m.in. samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych. |
Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne w celu ustalenia ryczałtu pieniężnego określa pracodawca.
W zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, limit ten nie może przekroczyć:
1) 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
2) 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
3) 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.
Przy czym limit kilometrów, o których mowa, dla pojazdów wykorzystywanych:
Wypłata miesięcznego ryczałtu następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Kwotę ustalonego ryczałtu, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Zwróć uwagę! Wzory druków dotyczące używania prywatnego samochodu do celów służbowych, takie jak:
dostępne są na stronie internetowej naszego Wydawnictwa: www.gofin.pl, w zakładce wzory druków i umów. |
|