Wydatki na zakwaterowanie pracownika podczas szkolenia

Wartość świadczeń otrzymanych przez pracownika na podnoszenie kwalifikacji zawodowych zalicza się do przychodów ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 updof. Świadczenia te mogą jednak korzystać ze zwolnienia od podatku, o ile zachodzą okoliczności wskazane przez ustawodawcę.

Na podstawie bowiem art. 21 ust. 1 pkt 90 updof, wolna od podatku jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego.

W myśl art. 103¹ Kodeksu pracy, przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe, przysługuje z mocy ustawy urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (wynagrodzenie to nie korzysta jednak ze zwolnienia od podatku).

Ponadto, stosownie do art. 103³ K.p., pracodawca może przyznać pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, dodatkowe świadczenia, a w szczególności pokryć koszty:

• opłat za kształcenie,
   
• przejazdu,
   
• zakupu podręczników,
   
• zakwaterowania.

Z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe, co do zasady, pracodawca powinien zawrzeć umowę na piśmie, określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Zawarcie takiej umowy nie jest konieczne, w przypadku gdy pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 103⁴ K.p.).

W świetle wyjaśnień Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (na które powołują się organy podatkowe), omawiane przepisy Kodeksu pracy dotyczą przede wszystkim podnoszenia kwalifikacji zawodowych w ramach pracy aktualnie wykonywanej przez pracownika, ale mogą mieć zastosowanie również, w przypadku gdy planowany jest awans pracownika lub też pracodawca zamierza zaproponować mu inne warunki pracy, np. pracę na innym stanowisku, czy ze względu na zmianę profilu działalności firmy.

Jeżeli zatem w sytuacji przedstawionej w pytaniu pracownik podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą, w celu wykonywania pracy na określonym stanowisku, to w takich okolicznościach wartość sfinansowanych przez pracodawcę kosztów szkolenia oraz zakwaterowania w hotelu w czasie tego szkolenia, stanowi u pracownika przychód, który korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 updof.

Podstawę wymiaru składek ZUS pracownika, co do zasady, stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez tę osobę z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Należy jednak zauważyć, że w podstawie wymiaru składek ZUS nie uwzględnia się m.in. wartości świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.

Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Oznacza to, że w sytuacji przedstawionej w pytaniu, wartość sfinansowanych przez pracodawcę kosztów szkolenia oraz zakwaterowania w hotelu w czasie tego szkolenia, nie podlega oskładkowaniu.

W myśl ogólnej definicji sformułowanej w art. 15 ust. 1 updop (odpowiednio art. 22 ust. 1 updof), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop (odpowiednio art. 23 updof).

Ponieważ wydatki na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników nie zostały ujęte w negatywnym katalogu kosztów i wydatków, zawartym w art. 16 ust. 1 updop (odpowiednio art. 23 updof), to możliwość ich zakwalifikowania do kosztów podatkowych należy oceniać przez pryzmat wystąpienia przesłanek dokonania wydatku w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Omawiane wydatki powinny być zatem funkcjonalnie związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, racjonalne i obiektywnie uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, jak również prawidłowo udokumentowane.

Jeżeli sfinansowanie pracownikowi udziału w szkoleniu miało na celu zdobycie lub uzupełnienie wiedzy i umiejętności, wykorzystywanych na potrzeby działalności prowadzonej przez pracodawcę, to wymienione przesłanki zostały spełnione.

W takim przypadku pracodawca, może zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki do kosztów uzyskania przychodów (w tym również na zakwaterowanie pracownika w hotelu podczas szkolenia).

Przy czym ciężar wykazania wymienionego związku przyczynowo-skutkowego spoczywa na podatniku (tj. na pracodawcy).

Taki pogląd prezentują również organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 13 sierpnia 2010 r., nr IPPB5/423-296/10-3/AS.