Co do zasady, kosztem uzyskania przychodu są wydatki poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, niewymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP (odpowiednio art. 23 ustawy o PDOF), których celem jest osiągnięcie przychodu, jego zachowanie albo zabezpieczenie źródła jego powstawania.

Zatem pomiędzy kosztami a osiąganymi przychodami musi wystąpić związek przyczynowo- -skutkowy. Może on mieć charakter bezpośredni lub pośredni, tzn. kosztem uzyskania przychodu będą wydatki, które mogą przyczynić się do powstania konkretnego przychodu oraz wydatki związane z funkcjonowaniem całości jednostki.

Koszty organizacji imprezy jubileuszowej stanowią koszty pośrednie. Ich nadrzędny cel, co zazwyczaj jest podkreślane, stanowi poprawa atmosfery, poczucie wspólnoty, zintegrowanie pracowników, a w konsekwencji zwiększenie efektywności ich pracy. Zwiększona efektywność pracy to potencjalne zwiększenie przychodów osiąganych przez pracodawcę, a więc spełnienie warunków, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP (oraz art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF). Tak więc wydatki na organizację takich spotkań kwalifikują się do kosztów podatkowych.

Jubileusz firmy często wiąże się także z prestiżem wśród kontrahentów. Oczywiste jest, że czym dłużej firma działa na rynku, tym bardziej jest jej marka rozpoznawalna. Często więc na jubileusz firmy są zapraszani kontrahenci i osoby z firmą w różny sposób współpracujące. Jest to doskonała okazja do reklamy marki i "pokazania" się wśród kontrahentów.

Dlatego wydatki na organizację takiej imprezy są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, ale tylko te związane z reklamą firmy oraz z integracją załogi. Jeśli wśród wydatków na jubileusz są też ponoszone wydatki na reprezentację, wówczas należy je z kosztów podatkowych wyłączyć.

Jak bowiem wynika z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP (oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF), nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W przypadku spotkań jubileuszowych za reprezentację można uznać wydatki na "ugoszczenie" np. kontrahentów czy przedstawicieli władz lokalnych. Wówczas koszty dotyczące takich gości należy wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów.

Kwestię rozliczenia kosztów organizacji imprezy jubileuszowej (z udziałem osób z zewnątrz) na koszty uzyskania przychodów i koszty reprezentacji szeroko wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 18 czerwca 2008 r., nr IBPB3/423-200/08/NG. Czytamy tam m.in.:

"(...) Ponoszone przez Spółkę wydatki na zorganizowanie imprezy z okazji jubileuszu Spółki będą sprzyjać tworzeniu oraz utrwalaniu pozytywnego wizerunku Spółki na zewnątrz. Odpowiednia sala, w której będzie zorganizowana impreza, jej wystrój, przygotowanie scenografii, zapewnienie obsługi technicznej, oprawa muzyczna, usługi cateringowe wpływać będą niewątpliwie na lepsze postrzeganie Spółki przez jej obecnych i potencjalnych klientów, a także wpłynie na utrwalanie jej pozytywnego wizerunku. W związku z powyższym, koszty ponoszone przez Spółkę na organizację przedmiotowej imprezy spełniają przesłanki określone w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (czyli koszty reprezentacji - przyp. red.).

W konsekwencji poniesione przez Spółkę wydatki na zorganizowanie imprezy z okazji 80-lecia Spółki dla pracowników, a także dla zaproszonych gości (parlamentarzystów, władz samorządowych, emerytów, przedstawicieli firm współpracujących ze Spółką) w sytuacji, gdy nie jest możliwe wydzielenie i udokumentowanie wydatków przypadających na konkretnych uczestników (pracowników i byłych pracowników oraz pozostałych osób) nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki na zorganizowanie jubileuszu w części dotyczącej pracowników i byłych pracowników/emerytów, Spółka mogłaby zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli byłaby w stanie wyliczyć "osobokoszt" imprezy i wyodrębnić koszty stanowiące koszty uzyskania przychodu (dotyczące tej grupy uczestników imprezy) oraz koszty dotyczące osób pozostałych traktowane jako reprezentacyjne, a tym samym niestanowiące kosztu uzyskania przychodu (podkreśl. red.).(...)"

Generalna zasada określająca możliwość odliczenia podatku naliczonego wyrażona jest w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Stosownie do tego przepisu, prawo do odliczenia VAT przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Zatem prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje tylko w takim przypadku, gdy dokonywane zakupy mają związek z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tj. takimi, których następstwem jest wystąpienie podatku należnego. W przypadku zakupu usług związanych z organizacją imprezy jubileuszowej nie mamy do czynienia z bezpośrednim związkiem z czynnościami opodatkowanymi, lecz związkiem pośrednim. Tego typu wydatki wiążą się bowiem z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa, a nie konkretną opodatkowaną transakcją sprzedaży towaru lub usługi. Zatem VAT od wydatków na jubileusz firmy będzie podlegał odliczeniu, z tym że należy pamiętać o ograniczeniach określonych w art. 88 ustawy o VAT. Szczególnie istotnym w omawianym zakresie jest ograniczenie określone w art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b) ww. ustawy, zgodnie z którym obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Podobnie kwestię tę wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 9 września 2011 r., nr ILPP1/443-844/11-5/MS:

"(...) Wnioskodawca będący zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu towarów i usług nabytych w celu zorganizowania uroczystości firmowej z okazji jubileuszu firmy, które - jak wskazał Zainteresowany - będą służyły czynnościom opodatkowanym podatkiem od towarów i usług, o ile nie zachodzą przesłanki wykluczające to prawo określone w art. 88 ustawy (o VAT - przyp. red.).

Podkreślenia wymaga fakt, że w świetle (...) art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b) ustawy, podatek naliczony z tytułu nabycia usług noclegowych i gastronomicznych - co do zasady - nie podlega odliczeniu. (...)"

W uzupełnieniu dodajmy, że organizacji imprezy jubileuszowej, a w związku z tym nieodpłatnego świadczenia usług na rzecz pracowników, nie należy zrównywać z opodatkowanym świadczeniem usług, o którym mowa w art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT. Świadczenie przekazywane pracownikom w związku z imprezą jubileuszową jest bowiem świadczeniem na cele prowadzonej działalności gospodarczej.

Mając na uwadze jednolitą linię interpretacyjną prezentowaną przez organy podatkowe, z której wynika, że u uczestników takich spotkań powstaje przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, bezpieczniej będzie przychód taki ustalić przez podzielenie kosztu organizacji imprezy przez liczbę uczestników spotkania. W przypadku pracowników otrzymaną kwotę należy doliczyć do innych przychodów ze stosunku pracy (łącznie należy rozliczyć przychód wynikający z uczestnictwa osób towarzyszących) w miesiącu, w którym będzie miała miejsce impreza i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy.

Tak kwestię tę wyjaśnił m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 25 listopada 2011 r., nr IBPBII/1/415-771/11/BD.

Według stanowiska organów podatkowych, przychód z tytułu uczestnictwa w imprezie uzyskują również pozostali zaproszeni goście spoza firmy. Należy wskazać, że choć w pewnych sytuacjach ustalenie przychodu dla gości może wydawać się co najmniej "wysoce niezręczne", to organy podatkowe są przekonane co do słuszności tego "nieżyciowego" podejścia. Jak wyjaśniono m.in. w interpretacji indywidualnej wyżej wymienionej Izby z 25 listopada 2011 r., nr IBPBII/1/415-772/11/BD:

"(...) w odniesieniu do pozostałych uczestników imprezy, tj. zaproszonych gości niezwiązanych z firmą stosunkiem pracy, świadczenia otrzymane od Wnioskodawcy będą również stanowiły przychód z innych źródeł, które Wnioskodawca będzie miał obowiązek wykazać dla każdej z tych osób w informacji PIT-8C, sporządzonej na podstawie art. 42a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z określeniem rodzaju przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. (...)"

Na zakończenie należy wskazać, że przychód u uczestników imprezy nie wystąpi w sytuacji, gdy zorganizowana przez dany podmiot impreza jubileuszowa będzie miała charakter otwarty, czyli uczestnictwo w niej nie będzie ograniczało się jedynie do zaproszonych gości. W takim przypadku trudno by było znaleźć podstawę do ustalenia przychodu u poszczególnych uczestników imprezy. Nie byłoby to możliwe również ze względu na brak identyfikacji uczestników. Takie przypadki mogą wystąpić przy okazji organizacji otwartych festynów, pikników czy innych imprez o charakterze masowym.

Koszty organizacji imprez jubileuszowych finansowane są ze środków obrotowych jednostki. Wydatki takie, na podstawie otrzymanych faktur, odnoszone są w koszty podstawowej działalności operacyjnej, zapisem:
 

a) wartość netto zakupionej usługi organizacji imprezy:

- Wn konto 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe",       - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równolegle:

- Wn konto 55 "Koszty zarządu",       - Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

b) VAT naliczony wykazany na fakturze, o ile podlega odliczeniu:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie", Ma konto 30,

c) wartość brutto:

- Wn konto 30, Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Jak już wcześniej wskazano, dodatkowego rozstrzygnięcia wymaga ustalenie wydatków kwalifikujących się do kosztów reprezentacji. Wydatki takie, jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, zalecamy księgować na odrębnym koncie np. 40-7 "Koszty reprezentacji".

Ponadto w odniesieniu do VAT naliczonego od nabywanych usług noclegowych czy gastronomicznych, który - co do zasady - nie podlega odliczeniu, zasadne jest księgowanie go na oddzielnym koncie np. 40-3 "Podatki i opłaty". Celem takiej ewidencji niepodlegającego odliczeniu VAT, podobnie jak ww. kosztów reprezentacji, jest ułatwienie ustalenia prawidłowej wysokości kosztów uzyskania przychodów. W przypadku reprezentacji mamy do czynienia z kosztami niestanowiącymi kosztów uzyskania przychodów, natomiast niepodlegający odliczeniu VAT naliczony, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a) ustawy o PDOP (oraz art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a) ustawy o PDOF), stanowi koszt uzyskania przychodów. Kwestię możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów nieodliczonego VAT od kosztów reprezentacji potwierdził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 14 listopada 2011 r., nr ILPB3/423-358/11-5/MM:

"(...) nie jest kosztem uzyskania przychodu wydatek na reprezentację w kwocie netto, natomiast podatek VAT naliczony w kwocie (...), której nie przysługuje podatnikowi obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku VAT, stanowi koszt uzyskania przychodu, jeżeli wydatek związany jest z reprezentacją Spółki. (...)"

Przy czym, jak wskazano w ww. interpretacji, powyższe nie dotyczy sytuacji, w których "(...) podatnik miał możliwość skorzystania z odliczenia w podatku od towarów i usług, ale z niej nie skorzystał. (...)"