Pracownicy zatrudnieni w naszym hotelu (recepcjoniści, kelnerki, pokojowe) mają obowiązek noszenia ubrań służbowych. Ubrania kupuje nasza firma. Są one jednakowe dla poszczególnych grup pracowników. Określony jest wzór i kolorystyka stroju. Ubrania nie mają jednak żadnych elementów reklamowych. Czy koszt zakupu tych ubrań powinniśmy traktować jako wydatki na reprezentację?

Pracodawca może nałożyć na pracowników obowiązek noszenia w czasie pracy ubiorów służbowych. Wymagania tego rodzaju powinny być określone w regulaminie pracy lub w innym trybie przyjętym u danego pracodawcy oraz przekazane do wiadomości pracownikom.

Decydującą przesłanką przesądzającą o możliwości zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych powinien być związek pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem lub przyczynieniem się do powstania przychodu. W przypadku ubioru służbowego podstawowe znaczenie ma kwestia ustalenia rodzaju danej odzieży służbowej oraz charakteru pracy wykonywanej przez pracownika, a także czy zakup ten nie stanowi wydatku reprezentacyjnego, który musiałby być wyłączony z kosztów podatkowych na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 updof lub art. 16 ust. 1 pkt 28 updop.

W działalności hotelarskiej powszechnie przyjęte jest stosowanie jednolitego ubioru służbowego. Zakup uniformów ma na celu wyróżnienie danej firmy spośród innych podmiotów prowadzących działalność w tej branży. Uniformy są standardowo wprowadzone w hotelach, by zapewnić komfort klientów, którzy w łatwy sposób mogą zidentyfikować obsługę hotelową. Wobec tego wydatek na strój służbowy noszony w hotelu nie jest wydatkiem na reprezentację i spełnia kryteria kosztu uzyskania przychodów.

Nadmienić należy, że uniformy hotelowe nie muszą być oznaczone logo firmy, by wydatek na ich zakup zaliczyć do kosztów podatkowych. Wystarczy, że będą miały cechy wyróżniające je, np. jednorodną barwę, krój. Takie stanowisko zajął też Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 7 stycznia 2010 r., nr ILPB3/423-931/09-4/AO.